Kontrola wewnętrzna to procedura, która jest częścią kontroli zasobów i aktywów firmy i służy do prowadzenia rejestru jej działalności i identyfikowalności.
W miarę rozwoju firm coraz trudniej jest śledzić, co dzieje się z ich zasobami, aktywami, narzędziami i ludźmi.
Dlatego konieczne stało się stworzenie mechanizmu, który pozwoli rejestrować wykorzystanie tych zasobów, a także czynności.
Przykłady kontroli wewnętrznej w zasobach finansowych i aktywach
Niektóre zastosowania kontroli wewnętrznej mającej zastosowanie do towarów to kontrole wjazdowe i wyjazdowe pojazdów należących do firmy. Kontroluje on aktywność pojazdu, zużycie, zużycie paliwa oraz osobę za nie odpowiedzialną.
W przypadku pojazdów służbowych kierowcy muszą mieć przy sobie dziennik, w którym rejestrowany jest początek i koniec podróży, wraz z czasem poszczególnych kamieni milowych.
Innym przykładem jest kontrola zapasów materiałów w magazynie. Systemy FIFO i LIFO koniecznie wymagają sprawdzenia kontroli wewnętrznej w celu poznania dat i rodzajów materiałów lub zapasów. Jest to nakład księgowy, który może być również wykorzystany do amortyzacji towarów.
Jeśli chodzi o zasoby finansowe, przed wykonaniem wydatku przeprowadza się kontrolę wewnętrzną, na przykład w GAV (Wydatki Administracyjne i Sprzedaż), które są pochodnymi zadań tych funkcji. Jednak musi być kontrolowany, aby nie przekroczyć tego, co jest konieczne do tego wykonania w tym okresie.
Na przykład, jeśli na miesiąc sprzedaży wymagane jest kupowanie arkuszy papieru, ołówków i tuszu do drukarki, kontrola wewnętrzna powinna mieć oszacowanie wydatków miesięcznie i sprawdzać to co miesiąc, aby chronić tę marżę wydatków.
Kopie zapasowe kontroli wewnętrznej
Podobnie jak w przypadku natychmiastowego zapisu zasobów i działań, ważne jest jego zarchiwizowanie w celu wygenerowania pliku dotyczącego każdego kontrolowanego elementu.
Istnieją różne programy do kontroli wewnętrznej, które firmy mogą wynająć, lub arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel wystarczy, jeśli zostanie zamówiony.
Aby uniknąć strat, możesz kupić chmurę wirtualnej pamięci masowej i przesłać tam te pliki, aby uniknąć ich utraty.
Jeśli posiadasz również papierową podpórkę z podpisami odpowiedzialności, wygodnie jest zdigitalizować te dokumenty. Na przykład przez skaner i późniejsze opróżnianie do folderów cyfrowych.
Szefowie kontroli wewnętrznej
Osoby odpowiedzialne za działania kontroli wewnętrznej muszą być uporządkowane, zorganizowane i zdolne do pracy w scenariuszach wysokiego popytu, ponieważ na przykład mogą mieć kontrolę nad wieloma elementami jednocześnie: kontrolę finansową wydatków, kontrolę zapasów, kontrolę wykorzystanie majątku firmy oraz kontrola wjazdu i wyjazdu osób.
Jeśli coś zawiedzie w tym procesie rejestracji, mogą wystąpić odchylenia w rzeczywistości operacyjnej i kapitałowej firmy, w odniesieniu do jej aktywów. Z tego powodu kontrola wewnętrzna musi być częścią uporządkowanego i połączonego systemu operacyjnego.
Kontrola wewnętrzna zapewnia cenne wsparcie dla operacyjnego zarządzania organizacją, zapewniając przejrzyste i bezpieczne procesy identyfikowalności.
Dlatego jego znaczenie polega na tym, że firmy, niezależnie od ich struktury i wielkości, wdrażają pewien system kontroli wewnętrznej, aby lepiej ewidencjonować swoje aktywa i móc diagnozować, gdzie występują odchylenia logistyczne, aby stale usprawnić procesy w swoim łańcuchu wartości.