Personel administracyjny to personel zatrudniony w firmie, odpowiedzialny za administrowanie tą firmą. Do jego zadań należy więc porządkowanie, organizowanie i załatwianie różnych spraw, za które odpowiada.
Pracownicy administracyjni to zatem osoby, które zajmują się codziennym zarządzaniem firmą i wszystkimi działaniami z nią związanymi.
Zwykle podlegają bezpośrednio dyrekcji generalnej lub drugorzędnej, w zależności od wykonywanej pracy.
Główne zadania personelu administracyjnego
Zadania personelu administracyjnego są zróżnicowane, ale skupimy się na niektórych z najbardziej istotnych.
- Wszystkie te związane z codziennym zarządzaniem: Dokumentacja dokumentów, przygotowanie raportów lub not księgowych.
- Wsparcie zarządzania: W tym przypadku możemy uwzględnić wszystkie niezbędne czynności, które pomogą kierownictwu w ich codziennej pracy. Na przykład przygotowanie dokumentów.
- Publicznej uwagi: Mają również tendencję do wykonywania zadań związanych z klientami lub usługami publicznymi. Od bezpośredniej i spersonalizowanej po tę, która odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub platform cyfrowych.
- Koordynacja z innymi działami: Pracownicy administracyjni mają tendencję do interakcji między działami, dzięki czemu wszyscy są zanurzeni w procesie obejmującym całą organizację.
Dobór i szkolenie personelu administracyjnego
Kiedy już mamy jasność co do koncepcji i różnych obowiązków personelu administracyjnego, nadszedł czas, aby go wybrać i, w stosownych przypadkach, przeszkolić.
Selekcja
Jeśli chodzi o proces selekcji, należy wziąć pod uwagę następujące punkty:
- Przede wszystkim konieczne jest jasne określenie procesów selekcji, minimalnych kwalifikacji i innych wymagań, aby uzyskać dostęp do stanowiska.
- Po wykonaniu tego kroku wybierani są kandydaci. Wygodne jest przeprowadzanie testów obiektywnych, takich jak egzaminy, oraz subiektywnych, np. wywiadów osobistych.
- Od tego momentu, po wybraniu odpowiedniej osoby, należy jasno określić, jakie będą jej obowiązki. Ponadto powinieneś wiedzieć, kim są Twoi bezpośredni szefowie i jakie są procedury składania skarg lub sugestii.
Formacja
W odniesieniu do szkolenia należy wziąć pod uwagę:
- W większości przypadków zwykle wymagane są pewne wcześniejsze kwalifikacje, takie jak cykle szkolenia zawodowego lub stopnie uniwersyteckie.
- Z drugiej strony niezbędne jest szkolenie uzupełniające w miejscu pracy. Personel musi być przeszkolony w zakresie konkretnych umiejętności związanych z zajmowanym stanowiskiem.
- Z tego powodu wcześniejsze szkolenie musi być połączone z tym, które jest bezpośrednio związane z wykonywanymi czynnościami. Pierwsza jest podstawą, na której rozwijana jest druga.
Przykład personelu administracyjnego
Na koniec spójrzmy na kilka przykładów w różnych typach organizacji.
- Personel odpowiedzialny za dbałość o opinię publiczną w radzie miasta, administracji regionalnej lub państwowej.
- Ci operatorzy, którzy pracują, przeprowadzając ankiety.
- Ludzie, którzy obsługują klientów w firmie telefonicznej.
- Wsparcie administracyjne w dziale finansowym.
- Kasjerzy bankowi.
