Administrator to osoba odpowiedzialna za realizację zadania administracyjnego poprzez planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie wszystkich zadań w ramach grupy społecznej lub organizacji, aby osiągnąć cele poprzez efektywne wykorzystanie zasobów.
Jednak menedżer to osoba, która dowodzi grupą, która przewodzi, koordynując wykorzystanie ograniczonych zasobów i zadań w organizacji w celu osiągnięcia najlepszych wyników wydajności.
Niewątpliwie administrator pełni bardzo ważną rolę w grupie czy organizacji, ponieważ sposób, w jaki zarządza zasobami i zadaniami, będzie decydował o osiągnięciu założonych celów. Zadanie administratora ma ogromny wpływ na działanie i wydajność wszelkiego rodzaju instytucji.
Ponadto administrator musi efektywnie i adekwatnie wykorzystywać wszystkie dostępne w organizacji zasoby ludzkie, techniczne, finansowe, poznawcze i materialne; aby uzyskać jak najwięcej korzyści.
Dlatego administrator musi posiadać określone cechy, aby móc prawidłowo wykonywać swoją funkcję, musi mieć postawę przywódczą, posiadać wiedzę i doświadczenie w tym, co robi. Ponadto ważna jest również umiejętność decydowania o tym, aby działać dokładnie i natychmiast, gdy jest to właściwe.
Umiejętności, które musi posiadać administrator
Osoby, które wykonują trudne zadanie administracyjne, aby prawidłowo wykonywać swoją pracę, muszą posiadać następujące umiejętności.
1. Umiejętności ludzkie
Ponieważ umiejętności ludzkie wiążą się z umiejętnością, którą musi posiadać administrator, aby móc pracować z innymi ludźmi, dlatego wymagana jest umiejętność słuchania, okazywania szacunku innym, umiejętność samokontroli, wyrozumiałość , empatyczny, tolerancyjny, elokwentny i być dobrym motywatorem, aby móc przekazywać informacje zwrotne w odpowiednim czasie. Musi być doskonałym liderem, bo od tego będzie zależał wynik pracy innych.
2. Umiejętności techniczne
Z drugiej strony administrator musi posiadać wiedzę i opanowanie technik, które pomagają mu wykonywać i wykonywać swoją pracę w najbardziej efektywny sposób. Zapewnia to konkretną wiedzę dotyczącą procedur i pracy, którą należy wykonać.
3. Umiejętności koncepcyjne
Umiejętności te pomagają administratorowi zrozumieć zachowanie ludzi i wszystkie trudności organizacji. Wszystko to przyczynia się do tego, że potrafimy wizualizować organizację jako całość, znając wszystkie funkcje, które mają być wykonywane i jak się wzajemnie uzupełniają.
Tak czy inaczej, umiejętności koncepcyjne są związane z pomysłami, myślami i rozumowaniem, które stosuje się w celu znalezienia rozwiązań lub zdiagnozowania sytuacji.
4. Umiejętności polityczne
Z drugiej strony umiejętności polityczne są niezbędne, aby móc zająć pozycję lidera, która służy promowaniu ich idei i możliwości wpływania na innych. Pozwala to osiągnąć wysoką wydajność, być dobrze ocenianym i wspinać się na pozycje, a także awanse.
Pozycje do wykonania przez administratora
Biorąc pod uwagę wagę pracy, którą wykonuje administrator, muszą zajmować następujące stanowiska:
1. Pozycja lidera
Przede wszystkim administrator musi być liderem, ponieważ administrator musi utrzymywać relacje z personelem organizacji we wszystkich swoich funkcjach, ponieważ w ramach swoich obowiązków musi zatrudniać, szkolić, dyscyplinować i motywować pracowników. W ten sam sposób służy jako łącznik między różnymi stanowiskami zajmowanymi w organizacji.
2. Stanowisko reportera
Ponadto administrator musi wiedzieć, jak działa jego organizacja i inne organizacje, które znajdują się w jego środowisku. Oznacza to, że administrator jest kanałem używanym do przekazywania informacji do wszystkich osób, które są częścią organizacji. Możesz również występować jako rzecznik między organizacją a innymi osobami spoza organizacji.
3. Stanowisko agenta decyzyjnego
Dodatkowo administrator jest odpowiedzialny za podejmowanie najważniejszych decyzji w organizacji i od nich zależeć będą działania, które zostaną podjęte.
Decyzje mogą być:
- Decyzje dotyczące przedsiębiorczości: Są one zazwyczaj brane pod uwagę przy projektowaniu i uruchamianiu nowego projektu.
- Decyzje w radzeniu sobie z trudnościami: Kiedy pojawia się trudność, problemy lub zmiany. Należy szukać natychmiastowej kontroli, zanim przerodzi się ona w kryzys.
- Decyzje w alokacji zasobów: Są to bardzo ważne decyzje, ponieważ każda organizacja pracuje przy ograniczonych zasobach i dlatego jest niezbędna decyzja, ponieważ wszystkie zasoby mają alternatywne zastosowania.
- Decyzje negocjacyjne: Pojawiają się, gdy istnieją różnice i chodzi o osiągnięcie porozumienia, więc decyzje administratora mają fundamentalne znaczenie.
Funkcje administratora
Główne funkcje, które ma wykonywać administrator to:
1. Planowanie
W odniesieniu do planowania, funkcja ta zasadniczo ma na celu ustalenie z góry, w jakim kierunku należy podążać, aby jak najskuteczniej osiągnąć proponowane cele. W tej roli administrator nabywa wizję przyszłości, determinując osiągnięcie oczekiwanych celów, wybierając kierunek działania.
2. Organizacja
W odniesieniu do tej funkcji sporządza się schemat organizacyjny, ustala się odpowiedzialność i obowiązki każdej osoby, która jest częścią grupy; a także sposób, w jaki zadania zostaną wykonane i kolejność, którą należy przestrzegać.
Oznacza to, że przypisuje się funkcje, które każda osoba musi wykonywać, ponieważ zadania te są niezbędne do osiągnięcia celów i z tego powodu są przydzielane najlepiej przeszkolonym osobom do ich wykonywania, odpowiednio je dzieląc, właściwie koordynując działania i oczywiście dostarczając niezbędne zasoby.
3. Adres
W rzeczywistości funkcja ta jest realizowana poprzez wpływ, jaki administrator wywiera na wszystkich ludzi, aby osiągnąć cele. W tej roli bardzo ważne jest ćwiczenie umiejętności przywódczych, aby poprzez komunikację i odpowiednią motywację skłonić ludzi do współpracy, a tym samym osiągania celów.
4. Wykonanie i kontrola
Ze swojej strony realizacja zakłada, że wszystko, co zostało zaplanowane i zorganizowane, jest wprowadzane w życie, dlatego konieczne jest motywowanie ludzi do wykonywania odpowiadających im działań. Z drugiej strony kontrola umożliwia pomiar wyników w oparciu o zaproponowane cele, tak aby w razie potrzeby można było podjąć działania naprawcze.
Kontrola weryfikuje, czy podane czynności realnie pokrywają się z czynnościami planowanymi, następnie dokonuje się porównania pomiaru uzyskanych wyników z planowanymi.
Podsumowując, możemy stwierdzić, że administrator jest bardzo ważnym elementem w każdej organizacji, ponieważ jego praca ma decydujące znaczenie dla osiągnięcia celów organizacji, ponieważ administrator jest tym, który staje się odpowiedzialny za realizację funkcji planowania, organizacja, kierowanie i kontrola wszystkich zasobów w instytucji.