System podwójnego księgowania to metoda księgowa polegająca na zarejestrowaniu operacji dwukrotnie, raz w obciążeniu i raz w uznaniu. W ten sposób nawiązywane są relacje między różnymi masami ojcowskimi.
Czynności księgowe prowadzone są poprzez tzw. zapisy. Składają się one z dwóch części, debetu i kredytu. W ten sposób dzięki tej metodzie każda operacja wejściowa pociąga za sobą operację wyjściową. Albo to samo, każdy dłużnik ma wierzyciela jako swojego odpowiednika. Należy wyjaśnić, że wartości dodatnie idą w debecie, a ujemne w uznaniu z kolei ze znakiem dodatnim. W ostatnim przykładzie zobaczymy to wyraźniej.
Historia podwójnego wpisu
Rachunkowość jako nauka szła ramię w ramię z handlem, hodowlą i rolnictwem czy przemysłem. Zapisy księgowe znaleziono nawet wśród Egipcjan i oczywiście wśród Rzymian. Ponadto pochodzenie pieniądza było niezbędnym krokiem do jego rozwoju, ponieważ barter nie wymagał adnotacji.
Jednak ojcem podwójnej gry był Fray Luca Bartolomeo de Pacioli. W okresie renesansu weneckiego opracował system oparty na innym używanym przez kupców tamtych czasów. W swoim traktacie doradzał już korzystanie z ksiąg codziennych, ksiąg rachunkowych, bilansów i inwentarzy. Jego wkład zapoczątkował nowoczesną księgowość.
Zasady metody. Wpis księgowy
Ta metoda nagrywania operacji opiera się na szeregu zasad, które zostały opracowane przez Fray Luca Bartolomeo i które pokazujemy poniżej:
- Ten, który otrzymuje, jest dłużnikiem, a ten, który dostarcza, jest wierzycielem. W ten sposób to, co mamy, to dlatego, że jesteśmy to komuś winni, w tym my sami.
- Równowaga kapitałowa wymaga, aby wszystko, co wchodzi, było równe temu, co wychodzi.
- Surowce zawsze skądś pochodzą. Dłużnik (który jest dłużnikiem) istnieje, ponieważ istnieje wierzyciel (który ma).
- Konta muszą mieć możliwość anulowania w ten sam sposób, w jaki zostały utworzone. W ten sposób, jeśli wartość wchodzi przez jeden, musi przez nią wyjść.
Praktycznym odzwierciedleniem tej metody są księgi dzienne i księgi rachunkowe oraz bilans składający się ze składnika aktywów i zobowiązania. W ten sposób zapis księgowy jest sposobem ewidencjonowania operacji w dzienniku i posiada debet (po prawej) i uznanie (po lewej). Każda adnotacja z jednej strony ma odpowiednik z drugiej. Największy, o tym samym formacie, zbiera operacje na tym samym koncie.
Wreszcie bilans odzwierciedla strukturę ekonomiczno-finansową firmy. Posiada aktywa z aktywami i prawami poboru oraz zobowiązanie z kapitałem własnym i zobowiązaniami płatniczymi. Jest odzwierciedleniem firmy w jej prawdziwym wizerunku i służy do podejmowania decyzji przez różne podmioty gospodarcze.
Praktyczny przykład
Wyobraźmy sobie prosty przykład. Firma zaczyna od bilansu na dzień 31.12.X1. Jest to zgodne z zasadą podwójnego zapisu, aktywa równają się pasywom. Prawa windykacyjne (środki trwałe, klienci i banki) równe zobowiązaniom płatniczym (kapitał własny, zobowiązania, wierzyciele i dostawcy) lub innymi słowy to, co mamy, równe temu, co jesteśmy winni. Naszą wartość netto zawdzięczamy sobie.
Wpis pokazuje, w jaki sposób rejestrowana jest transakcja polegająca na wypłacie 800 € jednemu z naszych dostawców: bank w bilansie jest aktywny, a dostawca to zobowiązania. Zapisując je po przeciwnej stronie, bank na kredyt, a dostawca na obciążenie, zmniejszamy je. Nowy bilans pokazuje wartości pomniejszone o 800 euro w obu częściach, aktywach i pasywach.
Księga odzwierciedla ruchy jednego konta. Jako przykład posłużyliśmy się dostawcą. Widzimy tę część salda, tę z pierwszego salda, i mamy ruch do debetu w wysokości 800 euro za płatność. Twoje saldo końcowe to wierzyciel (kredyt jest nadal wyższy) za 400 euro. Byłaby to różnica między sumą kolumn debetowych i kredytowych.
Jak widać, jest to skuteczny sposób na ewidencjonowanie operacji księgowych w firmie lub instytucji. Cały proces jest powiązany i w ten sam sposób wpływa na aktywa firmy. Ale też robi to dwukrotnie, stąd jego nazwa.