Planowanie to pierwszy krok w procesie administracyjnym. Planowanie polega na określeniu strategii, które pomagają osiągnąć założone cele.
Zasadniczo planowanie jest narzędziem wykorzystywanym w zarządzaniu do wyznaczania celów i wybierania środków do ich osiągnięcia. Pozwala to na podjęcie konkretnego i określonego kierunku działania. Dzięki planowaniu możesz określić, co zostanie zrobione, jak to zostanie zrobione, gdzie i kiedy zostanie zrobione oraz ile nas to będzie kosztować.
Podobnie, to narzędzie planowania pozwala nam decydować w chwili obecnej, co będziemy robić w przyszłości. Najpierw definiowany jest problem, następnie analizowana jest przeszłość i układany jest plan, którym musimy się kierować.
Planowanie kroków
Rzeczywiście, każda firma lub organizacja istnieje po to, aby osiągnąć określony cel. Dlatego misja musi uzasadniać powód istnienia firmy w chwili obecnej. Podczas gdy wizja wskazuje na to, czym firma ma nadzieję być w przyszłości.
Dlatego jasne określenie misji, wizji i wartości firmy determinuje rodzaj obsługiwanych klientów, oferowane przez nią produkty oraz zaspokajane potrzeby. Planowanie musi być zgodne z tymi podstawowymi aspektami organizacji.
Główne kroki do wykonania w procesie planowania to:
1. Oceń obecną sytuację
Po pierwsze, ocena sytuacji powinna zawierać analizę najważniejszych dla firmy czynników. Czynnikami tymi mogą być wskaźniki ekonomiczne, trendy rynkowe, konkurencja i zasoby, którymi dysponuje firma.
Oznacza to, że planowanie zaczyna się od otoczenia organizacji. W ten sposób określany jest cel firmy oraz określane są krótko-, średnio- i długoterminowe cele, które mają zostać osiągnięte. Dążenie do wykorzystania szans i unikanie zagrożeń ze strony otoczenia.
2. Definicja celów i zadań
Po drugie, cele i zadania definiują najważniejsze rzeczy, które organizacja ma nadzieję osiągnąć w krótkim, średnim i długim okresie. Cele muszą być jasno określone, dlatego muszą być realistyczne, mierzalne i istotne dla organizacji.
Oczywiście cele to punkty wspólne, nad którymi muszą pracować wszyscy pracownicy firmy. Stanie się kluczowymi punktami, które kierują działaniami i działaniami ludzi.
3. Przygotuj plan działania
Po trzecie, jeśli cele mają zostać osiągnięte, konieczne jest zdefiniowanie planu działania. Plan działania wskazuje konkretne działania, które należy wykonać, aby osiągnąć cele. Te konkretne działania mogą być również strategiami lub taktykami, które należy przeprowadzić, aby spełnić cele planu.
4. Alokacja zasobów
Po czwarte, zasoby potrzebne do realizacji planu mogą być ludzkie, finansowe, fizyczne i materialne. Zasoby te muszą być przydzielane zgodnie z działaniami lub czynnościami uwzględnionymi w planowaniu.
Zasoby te z pewnością będą musiały być skutecznie zorganizowane w procesie planowania. Podobnie proces kontroli musi być utrzymany przez cały czas realizacji planu.
5. Wykonaj plan
Po piąte, wykonanie polega na wprowadzeniu planu działania w życie. W tym celu konieczne jest delegowanie uprawnień, w ten sam sposób przydzielanie zadań i odpowiedzialności do realizacji celów planu. W trakcie realizacji planu można w razie potrzeby udzielać informacji zwrotnych.
6. Kontrola
Wreszcie kontrola jest konieczna w procesie planowania, aby można było osiągnąć cele. Z tego powodu należy śledzić sposób prowadzenia działań i osiągania celów.
Zasady planowania
Najważniejsze zasady planowania to:
1. Dokładność
Przede wszystkim, przeprowadzając proces planowania, powinien on być tak jasny i precyzyjny, jak to tylko możliwe. Ponieważ plan musi kierować konkretnymi działaniami do wykonania. Dlatego musi być jak najbardziej szczegółowy, aby nie był rozproszony ani zbyt ogólny. W ten sposób możliwe będzie osiągnięcie założonych celów sprawnie i skutecznie.
Podobnie precyzja unika improwizacji i niejasności wykonania. Aby plan zadziałał, musi być oparty na rzeczywistych danych oraz na precyzyjnym i dokładnym rozumowaniu.
2. Elastyczność
Organizacje oczywiście ciągle się zmieniają, dlatego planowanie musi być elastyczne, aby łatwo dostosowywać się do zmian. Dlatego musi być w stanie dostosować się do zmian, które mogą nastąpić po opracowaniu planu.
Rzeczywiście, każdy plan musi mieć margines luzu w nieprzewidzianych sytuacjach. Znalezienie nowych wytycznych działania, które pozwolą dostosować się do nowych sytuacji.
3. Jedność
Należy zauważyć, że chociaż każdemu działowi organizacji przypisano określony cel lub cel, cały plan jest zorientowany na osiągnięcie wspólnego celu. Oznacza to, że chociaż istnieją konkretne plany dla każdej jednostki, wszystkie muszą być skoordynowane z ogólnym planem.
Oczywiście wszystko musi być doskonale zintegrowane, aby osiągnąć odpowiednią koordynację funkcji, zasobów i działań. Tylko w ten sposób możliwe jest osiągnięcie celów.
4. Wykonalność
Z drugiej strony plan nie powinien być tak ambitny, żeby nie można go było zrealizować. Ale nie tak optymistycznie, żeby wydawało się, że jest to bardzo łatwe do osiągnięcia. Zaleca się, aby plan można było zrealizować, dostosowując się do warunków i potrzeb organizacji.
Oczywiście planowanie musi być realistyczne, dlatego musi być przygotowane zgodnie z rzeczywistością, doświadczeniem i zasobami, jakimi dysponuje firma.
Funkcje planowania
Główne cechy planowania to:
- To narzędzie służące do podejmowania ważnych decyzji w organizacji.
- Proces planowania ma na celu optymalizację realizacji celów.
- Stara się dostosować cele do potrzeb firmy i dostępnych zasobów.
- Określa konkretne działania, które są realizowane w chwili obecnej, aby osiągnąć przyszłe cele.
- Planowanie to racjonalny i przemyślany proces.
Rodzaje planowania
Wśród rodzajów procesów planowania znajdujemy:
1. Strategiczny
W każdym razie planowanie strategiczne jest tym, co określa wytyczne działania planu ogólnego organizacji. Przeprowadzają go kierownicy wyższego szczebla firmy. Obejmuje całą firmę, generalnie ustala się i definiuje cele średnio- i długoterminowe.
2. Taktyka
Z drugiej strony planowanie taktyczne obejmuje konkretne plany dla każdej jednostki lub departamentu i są one podporządkowane planowi strategicznemu. Są to bardzo szczegółowe plany, ponieważ wyznaczają kierunek działania każdego działu. Dlatego nazywa się to również planowaniem funkcjonalnym.
Zazwyczaj zawiera szczegółowy plan dla każdego obszaru zarządzania firmą i zawsze jest podporządkowany planowi ogólnemu firmy. Są również powiązane z decyzjami krótkoterminowymi.
3. Operacyjny
Są to na ogół plany krótkoterminowe, ściśle związane z planowaniem taktycznym. Są to działania i czynności, które muszą być realizowane na najniższych poziomach organizacji biznesowej.
W ten sposób planowanie operacyjne określa sposób przydzielania zasobów do realizacji planu. Jest to krótkoterminowe planowanie dla każdego obszaru operacyjnego. Określa kroki, które należy wykonać i czasy, w których muszą być spełnione.
Podsumowując, można powiedzieć, że proces planowania jest niezbędny do osiągnięcia przez firmę wysokiego poziomu wydajności. Cóż, poprzez planowanie określa się cele, które mają zostać osiągnięte. Ponadto, aby to osiągnąć, można wybrać najbardziej odpowiednie środki. Bez planu zasoby ludzkie, finansowe i materialne, którymi dysponuje firma, nie mogą być odpowiednio zarządzane.