Macierz Eisenhowera jest graficzną reprezentacją, która pokazuje zadania oczekujące na wykonanie, ale robi to poprzez klasyfikację ich według stopnia ważności tych zadań. W ten sposób, pozwalając uporządkować je według poziomu ważności.
Macierz Eisenhowera jest reprezentacją graficzną, na której pokazano kwadrant dwuosiowy. Osie te pokazują stopień ważności, a także pilność wymaganą dla każdego zadania. W tym sensie kwadrant pomaga nam klasyfikować zadania w zależności od ich stopnia ważności i czasu realizacji. Jednocześnie, z drugiej strony, pozwala na organizację pracy, dzięki czemu na pierwszy rzut oka możemy uporządkować wszystkie prace w toku.
Macierz Eisenhowera składa się z czterech bloków.
Jego klasyfikacja, jak powiedzieliśmy, ustala zadania w oparciu o pilność, jakiej wymaga takie zadanie, a także ich wagę.
Jak zaprojektowana jest matryca Eisenhowera?
Musimy wiedzieć, że macierz Eisenhowera, jak powiedzieliśmy, składa się z czterech ćwiartek.
W pierwszym kwadrancie znajdują się najważniejsze i pilne zadania. W tym sensie mówimy o najważniejszych projektach, które wymagają większej uwagi, a także pilności w ich realizacji. Są to zadania priorytetowe w realizacji.
W drugiej ćwiartce znalazłyby się zadania, które, jako ważne, wymagają mniej pilności. Kwadrant, który obejmuje zadania do wykonania w dłuższym okresie czasu, ale które wymagają dużej uwagi, więc ten kwadrant może pomóc nam być proaktywnym w pracy. Zadania te muszą być zaplanowane w celu zapobiegania.
Z drugiej strony w trzecim kwadrancie mamy te zadania, które choć nie są ważne, wymagają większej pilności. W tym sensie musimy uważać, aby nie umieścić tych zadań w pierwszej ćwiartce. Ustanawia te, które pomimo pilności, której wymagają, są mniej ważne. Można je przekazać innym osobom.
Wreszcie czwarty kwadrant składa się z tych zadań, które nie są ani pilne, ani ważne. W tym sensie mówimy o najmniej ważnym kwadrancie macierzy. Cóż, zajmując się tymi zadaniami, musimy wiedzieć, że są to ostatnie, na które zwraca się uwagę. W wielu przypadkach można je wyeliminować.
Aby uzyskać bardziej wizualny pomysł, przedstawiono przykład tego, jak wyglądałaby macierz Eisenhowera:
Jak działa macierz Eisenhowera?
Musimy wiedzieć, że jak każda macierz, macierz Eisenhowera ma określoną przez autora funkcję, która pomaga nam w stworzeniu jej macierzy, a także w prawidłowym jej użyciu.
W tym sensie, jak pokazano w jego graficznej reprezentacji, mamy cztery ćwiartki, ułożone na dwóch osiach, które mierzą stopień ważności, a także pilności wszystkich naszych zadań.
Pierwszy kwadrant, jak wynika z jego definicji, będzie zawierał zadania o najwyższym priorytecie, które w pewien sposób pomogą nam osiągnąć te priorytetowe cele, które będą determinować osiągnięcie naszych celów. W tym kwadrancie uwzględnimy zatem kryzysy, które wymagają natychmiastowego rozwiązania, problemy wymagające szybkiego rozwiązania, ważne projekty, które mają większe znaczenie.
Po drugie, druga ćwiartka skupia się na tych ważnych, ale nie pilnych czynnościach. W tym sensie uwzględnimy zadania związane z obserwacją nowych możliwości, budowaniem relacji, a także inne ważne zadania, ale nie wymagające pilności.
Po trzecie, mamy trzeci kwadrant, w którym znajdują się zadania, które nie są ważne, ale które wymagają pilności. W tym kwadrancie uwzględnimy m.in. rozmowy telefoniczne z klientami, maile, spotkania, działania instytucjonalne.
Na czwartym i ostatnim miejscu mamy czwarty kwadrant. Integruje zadania, które nie są ani ważne, ani pilne, więc nie nadamy jej większego znaczenia, niż ma. Ten kwadrant może obejmować takie aspekty, jak spożywanie śniadania w biurze przez dłuższy czas, niektóre telefony, które nic nie wnoszą, e-maile, które nie mają nic wspólnego z aktywnością zawodową, czynnościami niezwiązanymi z pracą.
Dzięki tym czterem ćwiartkom i prawidłowemu uporządkowaniu zadań, celem pracownika jest zwiększenie produktywności i wydajności.
Cele matrycy Eisenhowera
Jak powiedzieliśmy, istnieje szereg celów, które należy spełnić wraz z wdrożeniem wspomnianej matrycy.
W tym sensie moglibyśmy uwzględnić następujące cele, takie jak te, które są realizowane głównie przez tę macierz:
- Zwiększona produktywność.
- Większa wydajność i skuteczność w zarządzaniu zadaniami.
- Osiągaj cele w odpowiednim czasie.
- Lepiej organizuj pracę.
- Większa koncentracja na priorytecie.
- Zarządzanie kryzysowe.
- Dyscyplina.
- Kontrola.
- Widok.
Wśród wielu innych celów, które dzięki wdrożeniu tej matrycy można osiągnąć.
