Funkcje asystenta administracyjnego wywodzą się z pracy administracyjnej w urzędzie. Obejmują one od obsługi klienta po zarządzanie dokumentami firmy.
Praca asystenta administracyjnego ma wiele zadań i jest podstawą codziennej działalności firmy z administracyjnego punktu widzenia.
Choć najczęściej jest to stanowisko o najniższym stopniu i najniższym wynagrodzeniu w strukturze firmy, to ten typ profilu pełni wiele różnorodnych podstawowych funkcji dla przebiegu firmy.
Do swojej pracy asystent musi posiadać udokumentowaną wiedzę i umiejętności dotyczące elementów biura.
Szczególnie ważna jest domena podstawowego oprogramowania automatyki biurowej poszerzona o tkankę biznesową, a także inne programy specyficzne dla określonych sektorów (projektowanie graficzne, wektory, programowanie, nauki aktuarialne …)
Dodatkowo, profil ten jest zwykle niezbędny do obsługi sprzętu komputerowego lub aktywów, które są szeroko rozpowszechnione w różnego rodzaju biurach. Przykładami są komputery, kserokopiarki i inne urządzenia do przetwarzania i archiwizacji dokumentów.
Funkcje asystenta administracyjnego
Asystent administracyjny wykonuje dużą liczbę zadań na co dzień w firmie. Wszystkie można podzielić na następujące kategorie i wymagają szeregu kompetencji:
- Bezpośrednia obsługa klienta: Asystent jest pierwszą publicznie dostępną osobą i służy jako filtr dla klientów obiektów każdej firmy.
- Zarządzanie komunikacją: Ten profesjonalista powinien organizować kontakty telefoniczne i e-mailowe. Często zdarza się również, że koordynujesz sieci społecznościowe lub elementy internetowe w przypadku braku konkretnych specjalistów do tych funkcji.
- Odbiór, zarządzanie i wysyłanie dokumentacji: Często asystenci administracyjni działają jako menedżerowie bagażu i dokumentów, rozprowadzając ich po różnych działach.
- Codzienne zadania zarządzania: Bardzo często pracownicy ci wykonują elementarne zadania z zakresu automatyki biurowej, takie jak tworzenie różnego rodzaju treści i przygotowywanie agendy personelu. Najbardziej widoczne są te dotyczące rozliczeń, księgowości lub zarządzania dokumentami i plikami.
- Relacje ze stronami trzecimi: Firmy muszą nawiązać komunikację z innymi osobami, takimi jak dostawcy lub publiczne organy regulacyjne. Często asystent administracyjny jest odpowiedzialny za utrzymanie płynności tego przepływu informacji.
- Wsparcie dla kadry wyższego szczebla lub przełożonych: Podobnie jak w poprzednim punkcie, wielu asystentów realizuje zadania wsparcia dla innych obszarów firmy z administracyjnego punktu widzenia.
Stanowisko asystenta administracyjnego
Tego typu profesjonalistę można spotkać we wszystkich typach firm, niezależnie od ich wielkości i sektora gospodarczego, w którym uczestniczą.
Jednocześnie jest obecny zarówno w firmach prywatnych, jak i publicznych, z dostępem przez opozycję.
Dzięki rozwojowi nowych środowisk cyfrowych i rozwojowi nowej telekomunikacji profil zawodowy asystenta administracyjnego zyskał nowe funkcje do pełnienia.
Wpłynęło to na konieczność szkolenia na to stanowisko w firmie. Zwykle przygotowanie to jest regulowane na profesjonalnych kursach szkoleniowych mających na celu poznanie administracji firmy lub finansów.
