Koronawirus pokazał nam, że cyfryzacja nie jest opcją, jest koniecznością na rynku pracy. Od początku pandemii jednym ze środków rekomendowanych przez rząd i przyjętych przez wiele firm była telepraca.
Po latach walki o pojednanie osobiste i zawodowe, od prośby pracowników o kolejne dni telepracy, aby pokazać, że można być produktywnym poza biurem, nagle świat wywraca się do góry nogami i jednego dnia nasze domy stają się nowymi biurami. Ale czy naprawdę jesteśmy gotowi na telepracę?
Jak wyglądała telepraca przed pandemią?
Praca w Hiszpanii charakteryzuje się wysokim prezenteizmem, gdyż jest to jeden z krajów o najdłuższych godzinach pracy i tym, który ma największą liczbę godzin w biurze.
Według danych Randstad 4,4 mln osób, co stanowi 20,3% zatrudnionych w Hiszpanii, może prowadzić działalność poprzez telepracę. Mówimy głównie o czynnościach wykonywanych z komputera z łączem internetowym. Do czasu pandemii zaledwie 4,8% firm ułatwiało telepracę regularnie, a 3,5% od czasu do czasu, znacznie poniżej średniej innych krajów europejskich, która wynosi około 14%, według najnowszego badania INE dotyczącego telepracy.
Zdaliśmy sobie sprawę z niewielkiego rozwoju technologicznego, jaki ma większość naszej tkanki biznesowej, i wysiłku, jaki firmy podjęły, aby zapewnić swoim pracownikom środki do wykonywania ich funkcji poza biurem nagle podczas stanu alarmu.
Jak wyglądała adaptacja telepracy w czasach koronawirusa?
Jeden z problemów pojawia się, ponieważ telepraca, którą przyjęliśmy, była telepracą awaryjną iz konieczności, a nie przywilejem. Ponadto nie braliśmy go przez kilka dni, ale przez kilka miesięcy bez wcześniejszego procesu adaptacji.
Oto jak przystosowaliśmy się do telepracy w czasach koronawirusa:
- Zespoły robocze: Wiele organizacji korzysta z laptopów, które pracownicy mogli łatwo zabrać do domu. Inni wysłali swój sprzęt za pośrednictwem firm transportowych. Ale co z dostawą internetu? Spodziewamy się, że wszystkie gospodarstwa domowe mają połączenie, ale tak nie jest. Jest wielu, którzy musieli zapisać się do tych usług lub zatrudnić więcej uprawnień, aby móc z powodzeniem prowadzić swoją działalność.
- Zdalne połączenie: Wiele czynności wykonywanych jest przez własne oprogramowanie firmy, które musiało zostać dostosowane, aby Twoi pracownicy mogli łączyć się zdalnie i pracować z nimi.
- Ochrona danych: Z jakiej sieci się połączymy, jeśli pracujemy poza biurem? Czy to jest bezpieczna sieć? Wiele firm obsługuje wrażliwe dane, które nie powinny pozostawiać chronionych połączeń, które mają w swoich biurach. Jeśli chodzi o udostępnianie dokumentów, muszą to robić bezpiecznie przez portale internetowe, szyfrowane hasłem lub specjalnymi programami do wymiany, które nie wszystkie zainstalowały.
- Ergonomia naszego nowego stanowiska pracy: Teraz pracujemy w naszych domach, jak tylko możemy, ale nie wszyscy mamy ergonomiczne krzesła, które zapewniają idealną wysokość lub oparcie, a także oświetlenie lub wysokość ekranów. Wszystko to wpłynie negatywnie na naszą wydajność, nasze problemy wzrokowe i fizyczne. Bóle pleców, zmęczenie wzroku czy stres objawiają się już za kilka dni, jeśli nie dysponujemy odpowiednim sprzętem. Może się to pogorszyć w domu z małymi dziećmi, gdzie wymagają one uwagi rodziców, wpływając na ich koncentrację i produktywność. Zgodnie z prawem firma musi chronić swoich pracowników przed zagrożeniami zawodowymi i zapewniać zgodność. Fakt, który jest bardzo trudny w sytuacjach odosobnienia, więc przestrzeganie tego nie może być wymagane, ani nie można zapewnić wszystkich wymaganych środków, jak w miejscu pracy.
- Oprogramowanie komunikacyjne: W tej chwili wszystkie spotkania będą miały charakter wirtualny, dlatego konieczne jest zaadoptowanie, jeśli jeszcze tego nie zrobiono, oprogramowania do prowadzenia wideorozmów, czatu grupowego i gdzie można bezpiecznie udostępniać dokumenty współpracownikom. Na przykład Skype, Teams, Zoom lub Slack. Niektóre firmy musiały je wdrożyć od razu.
- Przywództwo i zarządzanie zespołem: Utracono kontakt z członkami zespołu z dnia na dzień, a także kontrolę nad tym, co robią podczas pracy w biurze. Teraz konieczne jest zarządzanie zadaniami za pomocą oprogramowania, które pomaga nam dystrybuować działania, wyznaczać cele i znać status każdego z nich bez tych spotkań twarzą w twarz. Oprogramowanie do zarządzania, takie jak Trello, Basecamp lub Teams może nam pomóc. Ponadto menedżerowie nie powinni tracić kontaktu z członkami swojego zespołu, organizując od czasu do czasu wideorozmowy, aby poznać status pracowników pod każdym względem i zmotywować ich. Nie wolno nam tracić kontaktu „ludzkiego” pomimo dystansu społecznego.
Zalety i wady telepracy w czasach koronawirusa
W tym poście mówiliśmy o zaletach i wadach telepracy na poziomie ogólnym, ale tutaj zamierzamy podkreślić, jakie są główne zalety i wady telepracy podczas porodu. Ponieważ telepraca raz w tygodniu to nie to samo, aby móc pogodzić swoje życie osobiste lub zaoszczędzić podróże i tylko niektórych członków zespołu, robić to w nieskończoność i z dnia na dzień.
Telepraca dla firmy zakłada oszczędność kosztów stałych w utrzymaniu fizycznych miejsc pracy, co zwiększy wydajność. Jednak ta rozciągnięta w czasie sytuacja utrudni zarządzanie zespołami i istniejącym związkiem. Utrudni również kontrolę wydajności pracowników, co negatywnie wpłynie na produktywność.
Do tego należy dodać natychmiastową cyfryzację, której musiała przejść większość firm, aby dostosować telepracę do wszystkich swoich pracowników. Inwestycja czasu i pieniędzy, która w krótkim okresie uratowała działalność firmy i która prawdopodobnie w dłuższej perspektywie będzie opłacalna i sprzyja produktywności firmy.
W odniesieniu do pracownika to prawda, że telepraca pomoże mu pogodzić życie osobiste, zwłaszcza w czasach, gdy dzieci nie mają szkoły i potrzebują ich uwagi w domu, a także każdego członka rodziny, który wymaga ich opieki.
Oszczędność czasu i kosztów dojazdu do pracy jest znacząca, a zwłaszcza izolacja w domu sprawia, że czas, który poświęcamy na pracę, poświęcamy na przebywanie przed komputerem, a nie na pogawędki ze współpracownikami, kawę czy inne formy rozpraszania uwagi. Jednak nie jest to do końca prawdą, ponieważ prawdopodobnie w domu będzie więcej osób, które również mogą nas rozpraszać.
Izolacja zmieniła nasz sposób przetwarzania emocji i myśli, jesteśmy narażeni na niepewność, że nie wiemy, do kiedy utrzymamy tę sytuację i co dzieje się na zewnątrz. Nasze umysły są świadome wiadomości o nowych porach, co stanie się z naszą pracą, kiedy odzyskamy życie towarzyskie lub nasze hobby.
Brak koncentracji, snu, motywacji i stres negatywnie wpływają na naszą wydajność w pracy i nasze zdrowie psychiczne. Nie wyjdziemy z tego łatwo, a konsekwencje psychologiczne będą trwały z czasem.
Jak telepraca podczas koronawirusa wpłynie na produktywność?
Jeśli chcemy wdrożyć telepracę, musimy zapomnieć o mierzeniu rentowności na pracownika według przepracowanych godzin i wykonywaniu tego według projektów lub celów. W zależności od rodzaju wykonywanej przez nas działalności, pomiar wydajności telepracy może kosztować mniej lub więcej. Na przykład na poziomie komercyjnym musimy przyjrzeć się ankietom oceniającym klientów, liczbie reklamacji lub czasowi zainwestowanemu w wygenerowanie sprzedaży.
Przede wszystkim musimy przyjrzeć się zmianom produktywności na ogólnym poziomie w firmie, ponieważ koszty stałe zmniejszą się i musimy dostosować cele do nowego kontekstu gospodarczego i społecznego. Nie możemy zakładać scenariusza takiego jak ten, który wyobrażaliśmy sobie na początku roku, kiedy wyznaczaliśmy cele 2020. Menedżerowie średniego szczebla powinni przeprowadzać codzienną kontrolę działań swoich zespołów i ich wyników, a menedżerowie wyższego szczebla ewolucji na poziomie globalnym firmy i osiągnięcie celu końcowego: Tworzenie wartości.
Jak to wszystko wpłynie na wydajność pracowników w perspektywie krótko- i długoterminowej? A do produktywności firmy? Czy zdołamy przezwyciężyć erę post-covid?
Istoty ludzkie wyróżniają się zdolnością przystosowania się do zmian i na pewno zrobimy to również przy tej okazji. Chociaż w odniesieniu do ewolucji pod względem skuteczności i wydajności, tylko czas pokaże, kto był w stanie skutecznie się przystosować, wykorzystać okazję lub zostać pokonanym.
Uwierzyliśmy, że technologia nas izoluje i dziś zdajemy sobie sprawę, że dzięki niej jesteśmy bardziej połączeni niż kiedykolwiek. Wierzyliśmy, że cyfryzacja spowoduje utratę pracy, a dziś pokazała nam, że dzięki niej możemy kontynuować pracę z dowolnego miejsca.
Telepraca pozostanie, być może nie w sposób, w jaki byśmy sobie tego życzyli, ale była to sprawdzian rzeczywistości, który zapoczątkował nową erę cyfrową i będzie to zwykły modus operandi w tej panoramie, która jest teraz nazywana „nową normalnością”. ”.