Zapłata to zapłata kwoty pieniężnej przeznaczonej na wygaśnięcie zobowiązania. Chociaż wydatek jest dobrowolny, ponieważ możemy konsumować lub nie, zapłatą jest ta kwota, która pokryje zobowiązanie.
Wydatek oznacza zmniejszenie kapitału własnego z powodu zakupu towaru lub popytu na usługę. Jest księgowany w rachunku zysków i strat. Kiedy mówimy o wydatkach, mówimy w kategoriach ekonomicznych.
Z drugiej strony zapłata oznacza wypływ gotówki na zakup towaru lub zapotrzebowanie na usługę. Jest księgowany w bilansie. Kiedy mówimy o płatnościach, o których mówimy warunki finansowe.
Bardzo ważne jest rozróżnienie tych pojęć w celu prowadzenia prawidłowej księgowości biznesowej.
Przykład różnicy między wydatkiem a płatnością
Aby było to jaśniejsze, zobaczymy następujący przykład:
Firma zabawkarska kupuje od dostawcy 1000 kg plastiku, aby wykonać nową zabawkę dla dzieci w cenie 1 €/kg. Stąd możemy znaleźć się w dwóch sytuacjach, że płatność jest odroczona lub gotówką. W przypadku odroczenia płatności ten zakup spowoduje koszt w wysokości 1000 €. Dlatego spowoduje to spadek Twoich aktywów. Teraz kupowanie na termin oznacza, że prawdopodobnie spłacisz go w 30, 60 lub 90 dni, w zależności od umowy z dostawcą. Dlatego nie jest to zapłata, ale wydatek. Jeśli zakup ma miejsce pod koniec roku, możliwe jest, że wypłata 1000 € nastąpi w następnym roku. Gdy firma zabawkarska w końcu płaci za zakup plastiku, możemy powiedzieć, że płatność nastąpiła, ponieważ nastąpił odpływ gotówki, czyli ubytek skarbca firmy.
Z tego przykładu możemy wydobyć następujące obserwacje:
- Wydatek nie musi być płatnością i odwrotnie.
- Możliwe jest, że wydatek i płatność nastąpią jednocześnie. Stanie się tak, gdy płatność zostanie dokonana w gotówce.
W skrócie wydatek nie oznacza, że firma płaci za zakupiony towar lub usługę, tylko odpowiedni zapis księgowy zostanie dokonany, ale nie jako zapłata – chyba że była w gotówce – natomiast płatność następuje, gdy firma płaci – warto redundancja - za zakupiony towar lub usługę gotówką, czekiem lub przelewem bankowym.
Bardzo ważne jest również, aby znać różnicę między dochodem a poborem.