Formalna organizacja to taka, która jest zaplanowana i ustanawia zbiór zasad, struktur i procedur, które pozwalają uporządkować działania organizacji.
Formalna organizacja opiera się na podziale pracy, definiowaniu różnych poziomów władzy oraz tworzeniu kanałów komunikacji między pracownikami.
Jego struktura i wytyczne są planowane przez administratorów organizacji i zwykle znajdują odzwierciedlenie w dokumentach, standardach, procesach i schematach organizacyjnych.
Relacje poza formalną organizacją uważa się za organizację nieformalną, która powstaje spontanicznie między współpracownikami.
Składniki formalnej organizacji
- Dobrze zdefiniowany zestaw zasad i procedur: Które zostały wcześniej zaprojektowane w celu osiągnięcia jakiegoś celu lub zadania.
- Cele i strategie: Definiowane są krótko- i długoterminowe cele wraz ze strategiami ich osiągnięcia.
- Status symboliczny: Struktura nadaje członkom określony status zgodnie z ich pozycją i względną władzą.
- Zdefiniowane działania: Organizacja definiuje działania każdego członka organizacji. Ustala się obowiązki i ograniczenia.
- Kanały komunikacji: Istnieją zdefiniowane kanały komunikacji, które muszą być zgodne z hierarchią i procedurami organizacji.
- Procedury koordynacyjne: Określono procedury i mechanizmy koordynacji działań różnych członków organizacji.
Pochodzenie formalnej organizacji
Źródłem tego typu organizacji jest projekt stworzony przez właścicieli i administratorów, którzy dążą do zdefiniowania strategii, aby skutecznie osiągnąć swoje cele.
Istnieją co najmniej trzy kluczowe elementy, które definiują tę organizację:
- Podział pracy: Polega na podzieleniu pracy na kilka podstawowych czynności, aby pracownicy mogli się specjalizować, a tym samym być bardziej produktywni.
- Departamentalizacja: Polega na tworzeniu różnych działów w tej samej organizacji, tak aby każdy z nich odpowiadał za określoną działalność lub cel. Na przykład: dział marketingu lub dział public relations. W miarę rozwoju organizacji działy stają się coraz bardziej złożone i zwykle powstają wydziały południowe lub pododdziały.
- Kontrola: Polega na tworzeniu mechanizmów kontroli i pomiaru rozwoju działalności organizacji.
Związek między organizacją nieformalną a formalną
Organizacja nieformalna może uzupełniać lub wzmacniać organizację formalną poprzez dobre relacje i współpracę między członkami organizacji. Jednak organizacja nieformalna może również osłabiać formalną. Dzieje się tak, gdy zawiść, antagonizm lub gdy rola nieformalna jest silniejsza niż formalna.
Przykładem, w którym formalny nie pokrywa się z nieformalnym jest sytuacja, w której zgodnie z ustaloną strukturą organiczną jest kierownik działu, ale w praktyce wszyscy postępują zgodnie z ideami i wytycznymi innej osoby, która choć nie ma stanowiska szef, ma bardzo silną osobowość i przywództwo.
Przykład organizacji formalnej
Na poniższym obrazku widzimy schemat organizacyjny zaprojektowany w ramach formalnej organizacji firmy:
