Zakres projektu to zbiór procesów niezbędnych do zakończenia projektu. W tym sensie procesy takie jak jego projektowanie, wykonanie i kontrola. Zakres jest ustalany przez interesariuszy projektu.
Kiedy organizacja myśli o projekcie, musi dokonać wstępnych ocen. Dotyczy to oceny finansowej projektu, oceny prawnej, środowiskowej, społecznej, ekonomicznej itp. Dopóki ostatecznie, po uzyskaniu korzystnych wyników w opisanych ewaluacjach, podjęto decyzję o rozpoczęciu projektu.
Ale oprócz ewolucji, rozpoczęcie projektu oznacza również określenie, jaki będzie promień działania projektu, a także wszystkiego, co jest potrzebne do jego realizacji. Z tego powodu ważne jest poznanie jego zakresu i wcześniejsze zdefiniowanie.
Zakres celów
Projekt może być od metody rozwiązania problemu, poprawy sytuacji organizacji, po inwestycję w coś, co w przyszłości przyniesie korzyści. Ale ważne jest, aby wiedzieć, że projekt nie rozwiąże wszystkich aspektów organizacji, a jedynie te, z którymi powiązane są jego cele.
Na przykład, jeśli firma zdecyduje się na budowę nowego magazynu do przechowywania zapasów, ten projekt rozwiąże problemy powierzchni, pojemności magazynowej, produkcji (ponieważ mając więcej miejsca do przechowywania, może wyprodukować trochę więcej) i szybszej dystrybucji.
Wynika to z większego dostępnego stanu magazynowego, co pozwoli na częstszą wysyłkę produktów. Projekt ten nie musi jednak wpływać na jakość wytwarzanych produktów, ponieważ jego cele są związane z zapasami, przestrzenią i magazynowaniem. Ale nie w poprzednim łańcuchu produkcyjnym.
Zakres interesariuszy
Zakres projektu to proces, który jest planowany z osobami zainteresowanymi projektem, albo dlatego, że bezpośrednio w nim uczestniczą (inżynierowie, księgowi, przełożeni i menedżerowie), albo dlatego, że finansują ten projekt.
Zdefiniowanie zakresu interesariuszy jest ważne, ponieważ określa, w jaki sposób i kiedy będą uczestniczyć w projekcie.
- Inżynierowie na etapie projektowania i nadzoru.
- Księgowi podczas realizacji w celu kontroli wydatków;
- Opiekunowie w fazie realizacji zadania
- Oraz inwestorzy przed, w trakcie i po, ale tylko dla celów rozliczalności.
Pozwala to projektowi nie interweniować nadmiernie osobistymi wyrazami uznania, pozostawiając każdemu uczestnikowi uczestnictwo w sposób, który im odpowiada.
Zakres działalności
Działania projektu, od jego pomysłu, projektowania, fazy realizacji, do fazy zamknięcia, muszą być określone na podstawie listy i późniejszego programowania, wraz z ich odpowiednimi kierownikami, niezbędnymi zasobami finansowymi i operacyjnymi. W tym sensie wykres Gantta lub narzędzia oprogramowania do zarządzania projektami mogą być wykorzystane do lepszego monitorowania każdego etapu.
Zakres działań pozwala z kolei na wyznaczenie czasu projektu, potrzebnych osób oraz środków finansowych i niefinansowych do jego realizacji.
Czy można zmodyfikować zakres projektu?
Oczywiście, że tak. I jest bardzo prawdopodobne, że projekt wymaga modyfikacji w swoim zakresie, ponieważ bardzo trudno jest ustalić całkowicie asertywną linię bazową, ponieważ działania i zasoby są planowane bez znajomości ewentualności, które mogą się pojawić.
Ważne w tym sensie jest, aby wszystkie zainteresowane strony ponownie uczestniczyły w modyfikacjach zakresu projektu, aby wyrazić swoją aprobatę i być świadomym nowego programowania i dostosowań.
Nie jest to jednak dobry znak, aby dokonywać zbyt wielu modyfikacji zakresu projektu, ponieważ pokazuje, że było wiele aspektów, które nie zostały przewidziane. Dlatego jest to przyczyną niemożności planowania technicznego.
W tym sensie zaleca się, aby w badaniu zakresu projektu, jeśli zainteresowane strony nie mają wystarczającego doświadczenia, aby go zdefiniować, włączyć eksperta w danej dziedzinie lub podobnych projektach, aby przedstawił swoje uznanie i rekomendacje. W ten sposób również możemy zminimalizować ryzyko związane z koniecznością ciągłej modyfikacji projektu. No cóż, gdyby tak było, to ponieślibyśmy przy tym konsumpcję większej ilości surowców, jednocześnie wydłużając czas ich realizacji i uzyskiwania korzyści.
Obowiązki w zakresie projektu
Zasadą kontroli zarządczej jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za każdą linię strategiczną. Dlatego w zarządzaniu projektami ważne jest, aby wiedzieć, kto będzie odpowiedzialny za każdy etap. W ten sposób można zażądać raportów w celu uzupełnienia zarządzania projektem. A dodatkowo będziemy mogli wiedzieć, czy jest to realizowane prawidłowo na biegu cyklu projektowego.
Odpowiedzialni są ci, którzy będą mogli ostrzec, jeśli wymagane jest przedłużenie w czasie, zwiększenie zasobów lub ludzi.
W skrócie, zakres projektu to wstępna struktura czasu, zasobów, ludzi, celów i oczekiwanych rezultatów projektu, która jest opracowywana z grupą osób, które w nim uczestniczą i/lub będą z niego korzystać.
Choć zakres projektu może ulegać modyfikacjom, warto zaplanować go elastycznie i z realistycznym spojrzeniem na jego realizację i rezultaty. . . Celem tego nie jest doznanie rozczarowań, które nie zostały przewidziane z dostatecznym rygorem technicznym. .