Budżet od zera to dokument, który odzwierciedla, ile i gdzie są alokowane zasoby firmy w celu osiągnięcia większej rentowności i wydajności poprzez realokację pozycji wydatków.
Innymi słowy, budżet od zera wykracza poza zwykły budżet lub standardowy raport.
Jest to technika finansowo-księgowa, która pozwala nam zidentyfikować nieefektywne, a nawet bezużyteczne wydatki. Wychodząc od tej podstawy, celem jest promowanie pozycji wydatków, które mają większy pozytywny wpływ na firmę. W jaki sposób? Zmniejszając lub sprawiając, że znikają te, które nie są tego warte.
Typowym przykładem jest podwojenie podobnych wydatków. Może się zdarzyć, że firma zakontraktowała dwa jednoczesne łącza internetowe od różnych dostawców. W tym scenariuszu powinniśmy rozważyć wyeliminowanie jednego z dwóch dostawców i utrzymanie tego, który zapewnia nam tę samą usługę w najniższej cenie.
Etapy budżetowania od zera
Podczas przygotowywania budżetu od zera należy wykonać szereg kroków, aby wynik był taki, jakiego naprawdę oczekujemy. Oczekuje się, że ten budżet przekształci firmę w ogóle. Dzieje się tak, ponieważ redystrybucja wydatków miałaby wpływ na wszystkie poziomy i działy tego.
Następnie proces tworzenia budżetu od zera przebiegałby w następujący sposób:
W ten sposób, w oparciu o te pięć etapów, można dokonać zmiany na wszystkich poziomach organizacji w praktycznie kompleksowy sposób.
- Wyznaczanie głównego celu: Chodzi o to, aby przed rozpoczęciem prac nad rozwojem pracy było jasne, że budżet od zera zakłada, co chcemy osiągnąć lub poprawić w naszej firmie. Przykład ma miejsce, gdy celem jest zmniejszenie wydatków, aby zrekompensować pewien niski etap dochodów firmy. Dzieje się tak, gdy firma posiada firmę, która działa lepiej w określonych porach roku. Dobrym tego przykładem są parki rozrywki latem i zimą.
- Definicja poziomów decyzyjnych: Ta faza jest odpowiedzialna za zdefiniowanie poziomów kontroli, które są ustalane między różnymi liniami dowodzenia firmy. W tym celu optymalnie jest mieć kilka linijek, ale z dużą płynnością komunikacji i obecnością, w której prawie wszystkie poziomy mogą być zidentyfikowane. Przykładem jest przypadek dużej firmy podzielonej na wiele działów. Aby była między nimi dobra komunikacja i zmierzała w tym samym kierunku, komendy wydziałów wraz z komendami generalnymi firmy muszą być dobrze zdefiniowane. W ten sposób można zidentyfikować i przeanalizować problemy, które mogą występować na przykład w różnych działach.
- Opracowanie strategii decyzyjnych decision: W oparciu o jeden lub więcej zdefiniowanych celów i skutecznych poziomów decyzyjnych przystąpimy do realizacji strategii, która pozwoli nam osiągnąć cele na wszystkich poziomach. Przykładem są minimalne cele, które są ustalone w umowach o pracę, które wynagradzają się w sposób zmienny w zależności od sprzedawanych produktów lub usług.
- Realizacja strategii: Tu zaczyna się strategia wypracowana na wszystkich poziomach organizacji w celu osiągnięcia założonych celów. W tej fazie cele i nowa rzeczywistość firmy są poddawane próbie i wprowadzane są pewne zmiany mające na celu usprawnienie procesu. Niektóre przypadki, które mogą służyć jako przykład, to sytuacja, w której kierownictwo średniego szczebla uważa, że cele są powyżej lub poniżej możliwości jego odpowiedzialnego personelu. W konsekwencji minimalne obciążenie do osiągnięcia zostanie obniżone lub zwiększone.
- Przegląd procesu: Na tym końcowym etapie procesu sprawdzane jest, czy cele, terminy i sposób, w jaki strategia została opracowana, są dotrzymywane. Dzięki temu chcą zidentyfikować na przykład wady, które mogą wystąpić. Nieco częstym przypadkiem jest kumulacja pewnych ogólnych wydatków bez określenia ich konkretnej użyteczności lub przeznaczenia. Mając w ten sposób możliwość leczenia się od zakupu kawy dla pracowników, po folio do biura. Zdefiniowanie tych wydatków pozwala nam na analizę potrzeb firmy i możliwości usprawnienia procesu.
Tak więc, chociaż proces ma pięć etapów i każdy z nich wymaga poprzedzającego go poprzedniego, w zależności od modelu biznesowego i jego potrzeb, można go zaadaptować o jeszcze więcej etapów.
Zalety i wady budżetowania od zera
Biorąc pod uwagę, że budżet od zera wymaga dużo pracy i wpływa na sposób, w jaki robi się rzeczy w firmie, mocne i słabe strony, które może wiązać się z jego wdrożeniem i wdrożeniem, wyeksponują:
Biorąc pod uwagę, że zalety przeważają nad wadami tylko przy prawidłowym wykonaniu procesu, na wszystkich poziomach opłaca się przyjąć budżet od zera.
Innymi słowy, pomyślnie kończąc każdy z etapów procesu, firma przechodzi od bycia w sytuacji pewnej nieefektywności i niepewności, do określenia określonych celów, napiętego budżetu i realokacji zasobów. Dzięki temu firma będzie bardziej zrównoważona ekonomicznie.
Przykłady budżetowania od zera
Sytuacje, w których realizacja budżetu od zera doprowadziła do identyfikacji pewnych nierównowag lub problemów w firmie, zostaną wyjaśnione poniżej:
- Powielanie wydatków: Zidentyfikuj zduplikowane wydatki, to znaczy świadczą tę samą usługę i jedna firma, która je świadczy, jest dla nas przydatna. Przykładami są telefonia, subskrypcje podobnego oprogramowania, zakup produktów o tym samym charakterze itp.
- Identyfikacja zbędnych lub niepotrzebnych wydatków: Podczas procesu budżetowania od zera możemy znaleźć pozycje wydatków, które nie mają żadnego sensu. Przykładem są wydatki na dodatki dla pracowników, którzy nie podróżują nigdzie.
- Prognoza wydatków: Staramy się wydawać zgodnie z potrzebami firmy, bez ekscesów. Dzieje się tak na przykład w firmach sezonowych, które muszą dostosować alokację zasobów do okresu letniego. Przykładem jest to, że w przypadku restauracji zakup lodów będzie dokonywany w większym stopniu latem niż zimą.
- Alokacja wydatków według wskaźników: Chociaż wszystkie działy mogą mieć swoją własną, określoną alokację, dział, który ma najwyższy zwrot z inwestycji w to, co w niego zainwestował, będzie najbardziej opłacalny, aby zwiększyć inwestycje w niego. Jednym z działów, który w dużej mierze opiera się na tego typu wizji, jest dział marketingu.
Oto niektóre z sytuacji, które można znaleźć w firmach. W zależności od sektora, wielkości i modelu biznesowego organizacji, podczas przygotowywania budżetu od zera zwykle można znaleźć jeden lub inny punkt poprawy lub korekty.
Koszty domyślne
