Proces administracyjny to zestaw etapów (planowanie, organizacja, kierowanie i kontrola), których celem jest jak najefektywniejsze osiągnięcie celów firmy lub organizacji.
Mówiąc prościej, proces administracyjny składa się z szeregu etapów, które pomogą nam osiągnąć założone cele. Proces administracyjny jest ciągły. Nie chodzi o wykonanie każdego z etapów i na tym wszystko się kończy. Kiedy jeden cykl się kończy, przechodzi do następnego. Jest zwykle używany do ogólnego celu firmy, celów szczegółowych lub nawet do mniejszych projektów.
Henri Fayol był twórcą procesu administracyjnego. Z niego wynikają 4 etapy składające się na proces administracyjny:
- Planować.
- Zorganizować.
- Prowadzić.
- Kontrola.
Dla Fayola te cztery etapy były niezbędne dla dobrego zarządzania menedżerskiego. Każdy zespół zarządzający musi je opanować i uwzględnić w każdym projekcie. Jednak Fayol nigdy nie był ekstremalny w swoich pomysłach i można przeczytać w jego pracy, jak pozostawił miejsce na elastyczność i adaptację. Tym samym zwolennicy klasycznej teorii administracji uzupełniali, ulepszali i dopasowywali proces administracyjny do różnych typów firm, które powstały w ciągu ostatnich dziesięcioleci.
Cele firmyGeneza procesu administracyjnego
Powstanie procesu administracyjnego zawdzięczamy Henry'emu Fayolowi. Około 1916, po 50 latach pracy na stanowisku kierownika firmy wydobywczej, Fayol opublikował swoją książkę „Administration Industrielle et Générale”. W języku hiszpańskim byłoby to coś podobnego do „Administracji Przemysłowej i Generalnej”.
W tej książce rozwinął, w oparciu o swoje doświadczenie, całą swoją teorię. Fayol podkreślił w swojej pracy różne poziomy zarządzania, funkcje administracyjne oraz listę zasad prawidłowego zarządzania.
Warto jednak wspomnieć, że najbardziej rozpoznawalną ze wszystkich jego prac są jego zasady. Konkretnie 14 zasad prawidłowego administrowania.
Charakterystyka procesu administracyjnego
Proces administracyjny ma wiele cech i osobliwości w zależności od firmy, która go rozwija, wymieniamy najczęściej:
- Składa się z czterech powiązanych ze sobą etapów.
- Musi uchwycić wszystkie cele do osiągnięcia za jego pomocą.
- Wszyscy pracownicy, którzy będą uczestniczyć w procesie, muszą być o tym poinformowani.
- Jego celem jest stworzenie mapy drogowej, aby maksymalnie zoptymalizować każde z działań wchodzących w skład procesu administracyjnego.
- Może być używany przez każdą firmę, niezależnie od jej cech.
- Odbywa się w określonym wcześniej horyzoncie czasowym. W ten sposób zapewnia pewną elastyczność, którą można dostosować do okoliczności.
Etapy procesu administracyjnego
W definicji powiedzieliśmy, że proces administracyjny składa się z szeregu etapów: planowania, organizacji, kierowania i kontroli. W tej sekcji opracujemy je i wyjaśnimy. Oczywiście przede wszystkim wygodnie jest wiedzieć, jak te dwie fazy są rozdzielone:
- Faza mechaniczna: Faza mechaniczna składa się z planowania i organizacji. Można powiedzieć, że jest to statyczna część procesu.
- Faza dynamiczna: Z kolei faza dynamiczna składa się z kierunku i kontroli. W tym sensie słowo dynamika odnosi się do ruchu.
Oznacza to, że kiedy już zaplanujemy i zorganizujemy, musimy wykonać i zabrać się do pracy.
W każdym razie ważniejsze niż rozróżnienie między mechaniką a dynamiką jest poznanie różnych etapów, które ją tworzą:
- Planowanie: Spróbuj zaplanować zadania do wykonania i rozwiązać istotne pytania, które zostaną wykonane później.
- Organizacja: Chodzi o to, aby zobaczyć, kto będzie odpowiedzialny za każde zadanie, w jakiej kolejności i jaką strukturę będzie miał projekt w jego realizacji.
- Kierunek: Kierownictwo jest nie tylko odpowiedzialne za wysyłanie, ale także za pomoc, wspieranie i interweniowanie w każdym konflikcie, który pojawia się w osiąganiu celów.
- Kontrola: Kontrola opiera się na monitorowaniu wiarygodnych metryk, które pozwalają monitorować, czy największe cele zostaną osiągnięte.
Zobacz szczegółowo etapy procesu administracyjnego
Znaczenie procesu administracyjnego
Proces administracyjny odgrywa fundamentalną rolę w zarządzaniu firmą. Zakłada, że plan działania ma być realizowany przez pewien okres, aby osiągnąć cele ustalone przez kierownictwo.
W ten sposób prześledzenie wszystkich etapów ustalonych w procesie administracyjnym pozwoli organizacji na zwiększenie stopnia efektywności w osiąganiu założonych celów. Proces ten będzie oznaczał zmniejszenie ilości zużywanych zasobów. Z tego powodu zaoszczędzone środki mogą zostać wykorzystane na inne działania korzystne dla firmy.
Wśród zalet, które możemy wyróżnić w procesie administracyjnym, wyróżniamy następujące:
- Pozwala to firmie przez cały czas planować przyszłość.
- Określone zostaną działania do wykonania w każdym z możliwych scenariuszy.
- Wyraźnie określa cele, jakie dana firma ma w perspektywie krótko-, średnio- i/lub długoterminowej.
- Zasoby są zoptymalizowane do maksimum
- Unikaj zbędnych wydatków, które wcześniej nie były rozważane.
- Może prowadzić do zwiększenia produktywności, ponieważ poprawia koordynację między członkami zespołu.
Na koniec należy zauważyć, że doskonale zaprojektowany proces administracyjny zapobiegnie pojawianiu się zdarzeń, które łamią schematy menedżerów. W konsekwencji zmniejszy się liczba improwizowanych działań, które mogą prowadzić do decyzji szkodliwych dla działalności firmy.
Przykład procesu administracyjnego
Załóżmy na przykład, że jesteśmy alpinistami. Naszym celem jest zdobycie szczytu pięciu najwyższych gór świata. Cel jest jasny, ale potrzebujemy procesu, aby osiągnąć nasze cele tak bezpiecznie, jak to możliwe. To znaczy bez narażania naszego zdrowia na ryzyko.
Potrzebujemy zatem procesu, aby osiągnąć nasz ostateczny cel: osiągnąć pięć szczytów. Chociaż każdy szczyt jest inny, z kolei będziemy śledzić serię etapów, aby osiągnąć każdy szczyt (cele pośrednie). Tę serię etapów, które są wspólne w osiąganiu celów, nazywamy procesem administracyjnym.
W tym sensie każda firma lub organizacja, która zamierza osiągnąć cele, musi zastosować proces administracyjny. Bez procesu administracyjnego osiągnięcie założonych celów jest bardzo trudne. Prawie niemożliwe. Czy możesz sobie wyobrazić wspinaczkę na Everest bez żadnych planów, bez treningu i wszystkiego poza kontrolą? To samo dzieje się w biznesie.