Zarządzanie procesami to podejście, które traktuje organizację jako sieć powiązanych i wzajemnie powiązanych procesów. Jest to zatem sposób na zarządzanie organizacją w oparciu o realizowane procesy.
Niewątpliwie proces to sekwencja działań, które mają na celu dodanie wartości do danych wejściowych, aby osiągnąć wynik lub wynik. Całość produkcji musi zaspokajać potrzebę lub wymaganie wewnętrznego lub zewnętrznego klienta firmy.
Oczywiście każdy proces, prosty czy skomplikowany, duży czy mały, musi mieć wejście, przekształcenie i wyjście. Dane wejściowe to dowolny zasób lub dane wejściowe, które muszą zostać przekształcone. Transformacja to proces pracy, który dodaje wartość do danych wejściowych i przynosi rezultaty. Produkt jest wynikiem końcowym, takim jak towar lub usługa, którym udaje się zaspokoić potrzebę.
Ponadto zarządzanie skoncentrowane na procesach kontrastuje z tradycyjną strukturą organizacji opartych na funkcjach. Podstawową ideą jest dodawanie wartości klientom wewnętrznym i zewnętrznym. Z tego powodu dąży się do ciągłego doskonalenia wszystkich procesów poprzez ich identyfikację, opis i dokumentację.
Skąd wiesz, czy działanie jest procesem?
W rzeczywistości nie wszystkie czynności wykonywane w firmie można uznać za proces. Aby uznać czynność za proces, należy:
1. Miej jasną misję i cel
Każde działanie sklasyfikowane jako proces musi odpowiadać misji i celom ustalonym przez organizację. Działania te muszą odpowiadać temu, czego firma oczekuje.
2. Czynność musi być dokładnie zdefiniowana
Wszyscy członkowie organizacji muszą dokładnie wiedzieć, jak powinien przebiegać każdy proces. Nawet po zatrudnieniu nowego pracownika możesz mieć dostęp do udokumentowanych źródeł, które wskazują, w jaki sposób wykonywane są poszczególne czynności.
3. Musi zawierać wejścia i wyjścia
Oczywiście każdy proces musi mieć nakłady lub surowce, które muszą zostać przekształcone w wynik końcowy. Wynik ten jest znany jako wynik procesu, który stanowi wartość dodaną dla klientów wewnętrznych i zewnętrznych.
4. Można zidentyfikować dostawców, klientów i produkt końcowy
Oczywiście dostawcami będą wszyscy ci, którzy dostarczają materiały wejściowe lub surowce do przeprowadzenia procesu. Klient będzie odbiorcą wygenerowanego towaru lub usługi. Podczas gdy produkt końcowy jest wynikiem wartości, którą generuje proces.
5. Czynność można podzielić na zadania lub podprocesy
Każdy proces może mieć jedno lub więcej zadań, które będą realizowane przez jedną lub grupę osób odpowiedzialnych za jego realizację.
6. Może być udokumentowany
Wszystkie te działania można udokumentować za pomocą metodologii zarządzania procesami, określając czas, zasoby i koszty. Wszystkie te udokumentowane zapisy zapewniają zgodność ze standardami jakości.
7. Posiada przydział obowiązków
Oczywiście proces jest podzielony na zadania, które muszą być zrealizowane w dziale lub kilku działach firmy. Każde działanie powinno stanowić wartość dodaną dla klientów wewnętrznych, jeśli mówimy o podprocesie, lub zewnętrznych, jeśli jest to końcowy etap wyjścia z procesu. Na każdym kroku musi być osoba odpowiedzialna za każde z wyjść.
Dlaczego ważne jest, aby opierać się na procesach?
Logiczne jest założenie, że zarządzanie procesami definiuje procesy, które muszą być przeprowadzane we wcześniej ustrukturyzowany sposób, stale je przeglądając w celu znalezienia możliwości poprawy. To dlatego, że jeśli procesy organizacji są stale ulepszane, pomaga to poprawić ogólną funkcję organizacji.
Rzeczywiście, koncentracja na procesach pozwala na całościowy wgląd w funkcjonowanie firmy w ujęciu ogólnym i globalnym. Uznaje również, że firma musi mieć strukturę horyzontalną, aby w pełni reagować na cykl procesu.
Dodatkowo wszystkie procesy mają na celu satysfakcję klienta. Mówiąc o mikroprocesie, obejmuje tylko procesy wewnętrzne, które zaspokajają potrzeby klientów wewnętrznych. Teraz makroproces obejmuje zarówno procesy wewnętrzne, jak i zewnętrzne, aby zadowolić wewnętrznych i zewnętrznych klientów organizacji.
Podobnie, skupiając się na procesach, firma będzie w stanie osiągnąć przewagę konkurencyjną, ponieważ tego typu administracja stawia na satysfakcję klienta. Oznacza to, że firmy są zmuszone do maksymalizacji swojej efektywności. W związku z tym konieczne jest, aby organizacje dążyły do ciągłego doskonalenia swoich procesów, a co za tym idzie firmy w ogóle, oferowania lepszych rozwiązań problemów klientów.
Zalety zarządzania procesami
Zarządzanie procesami ma następujące zalety:
1. Zmniejsz niepotrzebne koszty wewnętrzne
Przede wszystkim firma może zredukować niepotrzebne koszty w swoich procesach, ponieważ może wyeliminować zadania lub kroki, które nie dodają wartości. Dlatego też, jeśli eliminuje się niepotrzebne kroki, eliminuje się również koszty.
Eliminując czynności nieprzynoszące wartości, proces staje się bardziej precyzyjny, a firma może bardziej skoncentrować się na spełnianiu wymagań, potrzeb i oczekiwań klientów. Wszystko razem oszczędza zasoby, takie jak czas, pieniądze i wysiłek ludzki.
2. Skróć czas dostawy
Następnie czasy realizacji lub czasy realizacji można skrócić, identyfikując czas przestoju cyklu procesu. Z tego powodu procesy są eliminowane i usprawniane.
3. Poprawia jakość i obsługę postrzeganą przez klienta
Z drugiej strony, poprawiając jakość i oferowane usługi, klient lepiej zaspokaja swoje potrzeby. Sprawianie, że klienci lubią utrzymywać relacje z firmą.
4. Włącz dodatkowe działania usługowe
Podobnie podejście to bardzo ułatwia dodawanie dodatkowych korzyści związanych z obsługą klienta. Te agregaty usług mają niski koszt i są łatwo postrzegane przez klienta.
Charakterystyka organizacji wykorzystujących zarządzanie procesami
1. Proces dominuje nad strukturą
W pierwszej kolejności firmy stosujące zarządzanie procesami uważają, że struktura firmy to nic innego jak infrastruktura do realizacji procesów. Dlatego nadają one znaczenie procesom, a strategie są projektowane w oparciu o procesy.
2. Jego organizacja ma charakter przekrojowy
Po drugie, zarządzanie procesami sprawia, że organizacje konfigurują się jako zbiór lub system procesów i podprocesów, które umożliwiają osiągnięcie celów. Głównym celem wszystkich procesów jest generowanie wartości dla klienta.
3. Wykorzystanie informacji
Po trzecie, organizacje przywiązują dużą wagę do informacji o różnych procesach i działaniach, które należy przeprowadzić. Ciągły przepływ informacji jest niezbędny do pomyślnego funkcjonowania we wszystkich procesach oraz w ogólnym funkcjonowaniu firmy.
4. Są generatorami wartości
Wreszcie organizacje, które stosują zarządzanie przez procesy, są generatorami wartości. Z tego samego powodu, dla którego opiera się na procesach, każdy wynik stanowi wartość dodaną dzięki oferowanym przez nie produktom i usługom. I to jest podstawowy cel każdego procesu.
Etapy zarządzania procesem
Najważniejsze kroki we wdrażaniu zarządzania procesami to:
1. Informacje, szkolenia i uczestnictwo
Zarządzanie procesami to nowy sposób zarządzania. Dlatego ważne jest, aby wszyscy zostali poinformowani i przeszkoleni przed wdrożeniem procesów. Ponadto każdy musi być poinformowany o celach, do których dąży proces, jakie są jego etapy i jaka jest wymagana współpraca.
2. Identyfikacja procesów
Oczywiście procesy muszą być wyraźnie zidentyfikowane. Dlatego należy sporządzić listę wszystkich realizowanych procesów. Każdy proces musi mieć:
- Imię.
- Czynności i kroki, które musisz podjąć.
- Mapa procesu.
3. Wybór odpowiednich procesów
Należy zauważyć, że odpowiednie procesy to te, które dodają największą wartość i są bardzo ważne dla sprawnego działania firmy. Z tego powodu mają istotny wpływ na cele strategiczne firmy.
4. Ustanów odpowiedzialną
Po zidentyfikowaniu odpowiednich procesów zostaje im przydzielony kierownik. Osoba odpowiedzialna musi mieć odpowiedzialność i autonomię niezbędną do realizacji celów strategicznych.
5. Analiza procesu i wykrywanie problemów
Każdy proces jest analizowany, czy spełnia proponowane cele. Jeśli którykolwiek z nich nie spełnia ich i stanowi problem, należy je odpowiednio przeprojektować.
6. Korekta problemów
Po zidentyfikowaniu problemów, które mają największy wpływ na cele i klientów, szuka się dla nich rozwiązania. To określenie działań, które należy wykonać, aby nie wpływać na wydajność procesu i organizacji jako całości.
7. Wykorzystanie wskaźników
Wreszcie procesy będą oceniane okresowo. Od tej oceny będzie zależeć, czy będą one zgodne z proponowanymi wskaźnikami. Wskaźniki są bardzo ważne, aby analizować rzeczywistą wydajność procesów i móc określić słabe punkty. Wszystko po to, aby zastosować środki naprawcze.
Podsumowując, można powiedzieć, że zarządzanie procesami zwiększa efektywność organizacji. Dzieje się tak, ponieważ jego sukces będzie zależał od odpowiedniej realizacji procesów, które muszą być jasno udokumentowane. Ale przede wszystkim muszą mieć na celu generowanie wartości dla klienta.