Dokument jest pisemnym zapisem, w sposób fizyczny lub wirtualny, który odzwierciedla charakterystykę zdarzenia lub okoliczności.
Oznacza to, że dokument jest dowodem zdarzenia lub sytuacji. Może to być tekst napisany na papierze (lub innym nośniku materialnym, np. kartonie) lub plik zapisany na nośniku elektronicznym.
Dokument może posłużyć do zarejestrowania istotnego faktu. Na przykład, jeśli dana osoba kończy studia uniwersyteckie, może zażądać od jednostki edukacyjnej listu ze wszystkimi przyjętymi przedmiotami i uzyskanymi ocenami.
Podobnie dokument może być wynikiem pracy. Na przykład, jeśli naukowiec przeprowadzi badanie dotyczące możliwego wpływu zanieczyszczeń na gospodarkę światową, zostanie to przetłumaczone na tekst. Byłby to dokument akademicki.
W najbardziej codziennym środowisku wszyscy ludzie, przeprowadzając procedury przed urzędami, posługują się dokumentami na poparcie faktów, które chcemy wykazać. Najpopularniejszym jest dokument tożsamości, w którym można wyświetlić wszystkie dane osobowe osoby, takie jak imię, nazwisko, wiek, płeć i adres.
Celem stworzenia dokumentu jest pozostawienie świadectwa interesującej go sprawy, a następnie może być zachowane w czasie.
Należy również zauważyć, że technologia pozwala na zapisywanie i udostępnianie dużej ilości informacji zawartych w dokumentach cyfrowych. To za pomocą poczty e-mail, pendrive'a, a nawet chmury.
Rodzaje dokumentów
Dokumenty można klasyfikować według różnych kryteriów. Na przykład w zależności od źródła można je podzielić na:
- Podstawowy: Są to te, które zawierają oryginalne informacje autora. Na przykład praca dyplomowa opublikowana przez uniwersytet na temat nigdy wcześniej nie studiowany.
- Wtórny: Są to te, które zostały w jakiś sposób zmodyfikowane. Na przykład wracając do tematu pracy, może to być jej podsumowanie.
- Trzeciorzędowy: Czy te, które wynikają z przetwarzania dokumentów wtórnych. Na przykład artykuł w gazecie oparty na streszczeniu tezy, o której już wspomnieliśmy.
Podobnie, w zależności od rodzaju podmiotu, który je wystawia, mogą to być:
- Odbiorcy: Te wydawane przez podmioty sektora publicznego (Administracja Publiczna).
- Prywatny: Są uznawani przez zainteresowane strony, ale nie przed władzami.
Musimy też pamiętać, że niektóre dokumenty muszą być zalegalizowane, aby były ważne przed władzami. Odwołujemy się na przykład do testamentu lub umowy. W ten sposób, jeśli którakolwiek z umawiających się stron nie zastosuje się do tego, strona poszkodowana może przystąpić do dochodzenia roszczeń przed organami wymiaru sprawiedliwości.
