Organizacja projektu to takie działanie, które pozwala na grupowanie zasobów ludzkich firmy w najbardziej odpowiednie zadania. Wszystko po to, by osiągnąć wspólny cel.
Organizacja projektu polega więc na organizowaniu ludzi, przypisywaniu ich do określonych projektów zgodnie z ich cechami.
Zwykle to kierownik projektu wykonuje to zadanie. W ten sam sposób musisz efektywnie i wydajnie zarządzać niezbędnymi zasobami. W ten sposób zarządzanie i organizacja są ze sobą ściśle powiązane.
Znaczenie organizacji projektu
Aby sprawnie poprowadzić projekt, musi on być odpowiednio zorganizowany. To, co wydaje się proste, jest częstym problemem w firmach. Jeśli nie wiemy dokładnie, czego chcemy i jak wykorzystamy zasoby, aby to uzyskać, organizacja poniesie porażkę. Stąd tak ważna jest dobra organizacja.
Z powyższych względów szkolenie kierowników projektów musi uwzględniać ten aspekt. Niezbędne jest nauczenie ich organizowania, aby móc nimi później kierować. Jednym ze sposobów prawidłowego rozmieszczenia różnych zasobów w każdym zadaniu jest dobry plan organizacji. W następnej sekcji zobaczymy, z czego się składa.
Plan w organizacji projektu
Plan zarządzania skupia się na wszystkich działaniach realizowanych przez firmę, jednak plan organizacyjny robi to przede wszystkim na czynniku ludzkim. Ponieważ najważniejsze jest umieszczenie każdej osoby w najbardziej odpowiednim zadaniu. Dlatego wskazane jest wykonanie następujących kroków:
- Przede wszystkim musimy jasno określić, kogo mamy who: Musisz sporządzić spis zasobów ludzkich, z ich mocnymi i słabymi stronami. Ponieważ musimy wiedzieć, w czym każdy z nich jest dobry, aby przypisać go do najbardziej odpowiedniej pozycji.
- Z drugiej strony musisz zrobić to samo z zadaniami: Projekt należy rozbić na najdrobniejsze części. Wymaga to zgody reszty zaangażowanego personelu. Gdy już je mamy, możemy utworzyć tabelę z podwójnym wpisem z obiema zmiennymi.
- Po trzecie, każdej osobie należy przydzielić swoje zadanie: W tym celu musimy wiedzieć, kto jest najbardziej odpowiedni do każdej czynności. Tutaj musisz wziąć pod uwagę swoje wykształcenie, doświadczenie zawodowe i oczywiście osobiste motywacje w pracy. W tym momencie można zastosować technikę przydzielania zadań, taką jak metoda węgierska.
- Wreszcie konieczne jest ustalenie terminów realizacji, uwzględnienia ewentualnych opóźnień oraz odpowiedniej formy kontroli.Dzięki temu po wykonaniu każdego zadania można zobaczyć, czy wystąpiły odchylenia od tego, co zaplanowano. Jak zobaczymy poniżej, na tym etapie niezbędny jest schemat organizacyjny.
Schemat organizacyjny w organizacji projektu
Co to jest schemat organizacyjny? Schemat organizacyjny to wykres, który pozwala obserwować strukturę firmy i wiedzieć, kto jest kim. Kierownik projektu musi mieć głębokie zrozumienie istniejących pracowników, jego celem jest umiejętność organizowania i prawidłowego wykonywania zadań oraz osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.
W tym sensie mamy pionowe, hierarchiczne lub liniowe schematy organizacyjne, w których władza jest jasna, a podejmowanie decyzji scentralizowane. Z drugiej strony mamy horyzontalne lub kołowe, w firmach o bardziej rozmytym autorytecie. Mamy również inne typy, takie jak analityczne, które pozwalają nam poznać procesy, lub macierz, która jest przydatna do strukturyzowania organizacji według procesów lub projektów.
Przykład organizacji projektu
Wyobraźmy sobie, że chcemy zrealizować projekt. Projekt opiera się na stworzeniu i uruchomieniu firmy. Na przykład firma konsultingowa zajmująca się inżynierią komputerową.
Przede wszystkim reżyser spotyka się z partnerami promującymi projekt.
- Z jednej strony wspólnie przygotowują cele do osiągnięcia i niezbędne zadania. Wszystko to powinno mieć formę pisemną i możliwie jak najdokładniej. Ciekawą techniką jest tzw. „burza mózgów”, polegająca na wypowiedzeniu wszystkich pomysłów, które przyjdą do głowy, a następnie ich przefiltrowaniu.
- Po tym musisz wiedzieć, kogo mamy, oprócz zespołu promotorów. Po pierwsze zadania, które będą wykonywać, a po drugie pracownicy, których zatrudnimy. Musisz także znać rodzaje umów, które zaproponujemy oraz wynagrodzenie, jakie ma otrzymać.
- W następnym kroku nadszedł czas na rozdzielenie zadań i ta węgierska metoda, o której mowa powyżej, może pomóc. Usługi komputerowe wymagają procesu, od projektu po programowanie i efekt końcowy. Dlatego przydatnym narzędziem są diagramy PERT, które pozwalają znaleźć krytyczne ścieżki każdego procesu.
- Na koniec musisz opracować plan organizacji projektu. Polega to na spisaniu wszystkich powyższych informacji. Dodatkowo ustalimy sposób sterowania poprzez informację zwrotną oraz sposób korygowania odchyleń. Wszystko to, nie zapominając o odpowiednim planie awaryjnym na nieprzewidziane zdarzenia.