Zamówienie zakupu, zwane również zamówieniem zakupu, to dokument, za pomocą którego kupujący żąda towarów od sprzedającego.
W ten sposób dokumentujemy nasze potrzeby produktowe. Zazwyczaj należy wysłać ten dokument do dostawcy, aby mógł dostarczyć dane zamówienie. Możliwość zrobienia tego fizycznie lub wirtualnie (e-mail lub strona internetowa). Celem jest umożliwienie późniejszego porównania dowodu dostawy z niniejszym zamówieniem i odnotowania ewentualnych incydentów, a także pisemnego ustalenia warunków tego zamówienia.
Proces w zamówieniu zakupu
Najpierw musisz poznać nasze potrzeby. Po wybraniu odpowiedniego dostawcy wystawiane jest zamówienie. Sprzedający otrzymuje oryginał, a kupujący zachowuje kopię. Sprzedawca obsługuje zamówienie i dołącza dowód dostawy, który jest z nim porównywany. Jeśli coś nie zostało dostarczone, pozostaje w toku.
Ten dokument jest przydatny dla obu stron. Kupujący może kontrolować rodzaj lub kwotę wydatku oraz sporządzać prognozę płatności. Sprzedający może organizować swoje różne zamówienia i sporządzać prognozę opłat. W obu przypadkach pomocne są programy do zarządzania, a nawet arkusz kalkulacyjny. Z drugiej strony, ze względów prawnych, raz zaakceptowana, zobowiązuje obie strony do uzgodnionej wymiany.
Treść dokumentu
Zwykle są to te same dane, które są wymagane na liście przewozowym, tyle że na papierze firmowym pojawi się wyrażenie „Zamówienie” lub podobne. Opisujemy je poniżej:
- Dane kupującego i sprzedającego. Numer identyfikacji podatkowej każdego kraju jest bardzo ważny. Również adres podatkowy.
- Data i miejsce wystawienia zamówienia. Pierwsza jest niezbędna, zwłaszcza w celu kontrolowania czasu, jaki potrzebuje nasz dostawca na jego dostarczenie. W ten sposób unikniemy przerw magazynowych.
- Nazwa produktu i odniesienie. Zamówiona ilość, cena i ewentualne rabaty, promocje lub bonusy są również uwzględnione.
- Wybrana metoda płatności, a także warunki i kwoty do zapłaty, jeśli mają zastosowanie. Ten punkt jest ważny, aby właściwie zarządzać skarbcem.
- Całkowity koszt, ewentualny transport, ubezpieczenie lub podobne wydatki oraz, jako zasadniczą część, upoważniony podpis.
- Termin i sposób dostawy. W tym momencie, po dostawie, do klienta zostanie wysłany do podpisu dowód dostawy, który zwykle jest dołączany do zamówienia. Należy również odnotować możliwe incydenty lub to, co nie zostało dostarczone.
Prawda jest taka, że te surowe wymagania są czasami łagodzone, w zależności od relacji handlowych i zaufania. W wielu przypadkach zamówienia składane są ustnie lub telefonicznie. Można o to poprosić nawet e-mailem, ale bez dokumentu zamówienia. Mimo to wygodnie jest mieć zawsze kontrolę nad tymi zamówieniami.
Przykładowy dokument zamówienia
Zobaczmy przykład, czym może być dokument zamówienia. Możemy w nim zobaczyć wszystkie niezbędne dane oraz ewentualne rabaty i wydatki związane z dostawą tych towarów. Również miejsce zarezerwowane na incydenty i podpis osoby odbierającej towar.
Uwaga: Dane podane powyżej są danymi sfabrykowanymi.