Mapa procesów to diagram, który pozwala graficznie zobaczyć wszystkie procesy realizowane w organizacji oraz ich wzajemne powiązania.
Z pewnością diagram pozwala na obserwację wszystkich procesów, które rozwijają się w firmie. Podobnie fazy, które w określony sposób składają się na każdy z procesów. Dzięki temu uzyskuje się wspólną wizję wszystkich aspektów związanych z każdym procesem.
Ponadto możesz zobaczyć wszystkie zależności między fazami każdego procesu. Podobnie jak powiązania między wszystkimi procesami, wszystkie odzwierciedlone na jednym wykresie, który jest mapą procesu.
Innymi słowy, grafika przedstawia ogólną wizualizację systemu w miarę zorganizowania całej firmy. To dzięki swoim procesom i wzajemnym powiązaniom.
Kroki tworzenia mapy procesu
Najważniejsze kroki do stworzenia mapy procesu to:
1. Delimitacja procesów
Jak wszyscy wiemy, proces może być bardzo rozbudowany, dlatego wygodnie jest dokonać poprawnej delimitacji. Oznacza to, że przy wyznaczaniu procesu należy opracować schemat, który gromadzi wszystkie elementy systemu, które mają być reprezentowane. Schemat pozwala na łatwe i przejrzyste przeglądanie tego obszernego procesu.
2. Identyfikacja elementów
Z drugiej strony elementem jest wszystko, co może wpłynąć na proces i system jako całość. Mogą to być aspekty takie jak infrastruktura firmy, a także elementy, które są potrzebne na wejściu i wyjściu każdego procesu. Mapa procesu pokazuje wszystkie te elementy i relacje, które są między nimi ustanowione.
3. Identyfikacja linii operacyjnej
Podobnie identyfikacja linii operacyjnej lub funkcjonalnej umożliwia obserwowanie kolejności, której należy przestrzegać, aby przeprowadzić każdy proces. Z tego powodu na mapie procesu można ustalić strukturę i trasy, którymi należy podążać w linii operacyjnej.
4. Dodaj procesy wsparcia
Oczywiście procesy wsparcia mogą wspomóc działanie linii operacyjno-zarządczej. Wszystkie procesy wsparcia pomagają poprawić wydajność całego systemu, dlatego konieczne jest ich dostosowanie do linii operacyjnej. Procesy wsparcia to na ogół czynności administracyjne.
5. Dodaj procesy, które wpływają na system
Raczej istnieją procesy w organizacji, które mogą wpływać na wydajność całego systemu. Dlatego na tym etapie wszystkie narządy funkcjonalne są dodawane w procesie, który wpływa na cały system. Mogą to być obszary takie jak informacje zwrotne i jakość, które ogólnie wpływają na cały proces.
Dlaczego tworzona jest mapa procesu?
Opracowanie mapy procesów może generować wiele korzyści dla firmy, do najważniejszych należą:
- Dowiedz się, jak w danej chwili rozwijają się zadania i miejsca pracy w organizacji.
- Podnieś jakość wszystkiego, co robi się w firmie.
- Usprawnij procesy, które są realizowane w organizacji.
- Twórz i rozwijaj nowe i różne sposoby pracy, zwłaszcza gdy przechodzisz przez czasy kryzysu.
- Mierz i oceniaj to, co jest robione. Następnie, z wynikami, wzmocnij działania i wydajność.
Symbolika stosowana w mapach procesów
Na mapie procesu używana jest duża liczba symboli, a każdy z nich ma znaczenie. Niektóre z najczęściej używanych symboli to:
1. Strzałki
Rzeczywiście, strzałki wskazują kierunek przepływów. Pomaga czytać schemat blokowy, ponieważ wskazuje kierunek procesu. Na przykład od lewej do prawej lub od góry do dołu.
2. Prostokąty
Natomiast prostokąty reprezentują funkcję, którą należy wykonać i wykonać. Jest używany bardzo często, ponieważ pokazuje akcję, operację lub zadanie, które należy wykonać.
3. Owale
Z drugiej strony owale wskazują początek lub koniec procesu. Są to punkty na schemacie blokowym, które wskazują, gdzie zaczynasz i gdzie kończysz. Zwykle jest tylko jeden początek, ale każdy krok może mieć wiele punktów końcowych.
4. Diamenty
Podobnie diamenty stanowią ważny punkt, w którym należy podjąć decyzję. Strzałki oznaczone tak lub nie na ogół wyłaniają się z tej figury. Oczywiście z każdego diamentu wychodzi tylko jedna strzała.
Innymi słowy, po każdym punkcie decyzji znajduje się strzałka oznaczona tak lub nie. Inną opcją może być prawda lub fałsz.
5. Równoległobok
Podobnie użycie równoległoboku odzwierciedla wejścia i wyjścia procesów na diagramach przepływu.
Rodzaje procesów
Procesy, które można zwizualizować na mapach procesów to:
1. Kluczowe procesy
Po pierwsze, kluczowe procesy są zorientowane na wartość dodaną. Są więc bezpośrednio związane z towarami i usługami oferowanymi przez firmę. Dlatego wynik tych procesów jest bezpośrednio doceniany przez klienta.
Oczywiście procesy te są kluczowe, ponieważ wiele obszarów funkcjonalnych ingeruje w ich realizację i z tego powodu wymagają większych zasobów.
Dodatkowo są to procesy, które pomagają osiągać cele, ustalać polityki, strategie użytkowania i ogólne funkcjonowanie firmy.
2. Procesy strategiczne
Po drugie, procesy strategiczne są ustanawiane przez kierownictwo wyższego szczebla, ponieważ definiują sposób działania organizacji i sposób generowania wartości. Służą jako wsparcie zwłaszcza przy podejmowaniu decyzji procesu strategicznego. Proces strategiczny obejmuje planowanie, realizację strategii oraz ciągłe doskonalenie organizacji.
3. Wsparcie procesów
Po trzecie, procesy wsparcia wspierają procesy kluczowe i procesy strategiczne. Są one niezbędne do osiągnięcia celów wszystkich procesów i ogólnie systemu firmy.
Na koniec możemy stwierdzić, że mapa procesów jest niezbędna, aby mieć globalną wizję działania organizacji i wszystkich jej procesów. Pomaga zrozumieć i jasno zdefiniować funkcje i aktorów, którzy je wykonują. Wszystko to z uwzględnieniem organizacji jako zarządzania procesami, które są ze sobą powiązane, aby osiągnąć efekt końcowy.
