Gotówka drobna to grupa środków pieniężnych firmy przeznaczona do zaspokojenia nadzwyczajnych i pilnych potrzeb w krótkim okresie, zwykle o niewielkich kwotach.
Innymi słowy, drobna gotówka to fundusz, który zostanie wykorzystany na pokrycie nagłych wydatków, które nie są zaprogramowane w budżecie firmy i których nie można opłacić czekiem ani na kredyt.
Chodzi o to, aby móc dysponować drobnymi środkami na nieprzewidziane wydatki, bez konieczności uzyskania zgody kierownictwa. Jednak wydatki te muszą być uzasadnione i zwykle wymagany jest odpowiedni dowód wpłaty.
Kolejną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę, jest to, że drobna kasa jest zwykle strzeżona przez pracownika, którego zadzwonimy do kasjera. Będzie odpowiedzialny przed zarządem za zarządzanie funduszami.
Podobnie należy podkreślić, że drobna gotówka nie może być swobodnie wykorzystywana ani przez pracowników, ani przez menedżerów firmy.
Kwota tej drobnej gotówki jest również od czasu do czasu odnawialna, zachowując minimalną kwotę ustaloną przez organizację.
Wydatki finansowane drobną gotówką
Wśród wydatków finansowanych drobną gotówką znajdujemy głównie:
- Diety i podróże: Budżet przydzielony pracownikowi na wyjazd, w tym przypadku ze względu na aktywność zawodową.
- Mobilność: Niezbędne wydatki na pokrycie przeniesienia pracowników, aby mogli wykonywać pracę, której wymaga od nich firma.
- Materiały biurowe: Za drobną gotówkę można było nabyć artykuły papiernicze, takie jak artykuły papiernicze, tusz drukarski i inne.
- Apteczka: Pozyskiwanie leków i innych przedmiotów, które firma musi mieć w nagłych wypadkach zdrowotnych.
- Remont: Może być konieczne utrzymanie obiektów lub wszelkich maszyn niezbędnych do funkcjonowania firmy.
Drobna gotówka i przepływ gotówki
Aby utrzymać drobną gotówkę bez zaciągania zadłużenia, konieczne jest generowanie przez firmę dodatniego przepływu gotówki. Oznacza to, że ważne jest nie tylko uzyskanie marży na działalność komercyjną, ale także zapewnienie organizacji przychodu gotówki.
Aby lepiej to zrozumieć, załóżmy, że firma prowadzi sprzedaż, która generuje rentowność. Gdyby jednak znaczna część tych operacji została udzielona na kredyt i pojawiły się trudności z ich ściąganiem, firma mogłaby mieć problemy z lokowaniem pieniędzy i przechowywaniem środków w drobnej gotówce, chyba że zadłuża się, aby mieć gotówkę.