Zarządzanie projektami to proces, który zapewnia, że projekt jest rozwijany od początku do końca z wszystkimi przydzielonymi zasobami iw zaplanowanym czasie.
Zarządzanie projektami to dyscyplina, której nauczyła się głównie z doświadczenia. W przeciwieństwie do tego, co dzieje się w ogóle z zarządzaniem przedsiębiorstwem, nie ma tak dużej bibliografii powiązanej.
Chodzi o to, że projekty mogą mieć różny charakter; komercyjne, środowiskowe, prawne, edukacyjne itp. a dla każdego obszaru istnieją ograniczenia i czynniki, które mogą wpływać na zmiany projektu w jego pierwotnym projekcie, rozciągające się w czasie lub w zasobach.
Funkcje zarządzania projektami
Trudno to wskazać w definicji, ale można to uprościć w następujący sposób.
Projekt ma cel, który należy rozbić na kilka bardziej szczegółowych. Tak, bardzo podobne do dochodzenia, ale w tym przypadku dla każdego konkretnego celu muszą być co najmniej następujące elementy:
- Czas egzekucji.
- Cel realizacji.
- Powiązane zasoby.
- Harmonogram realizacji (np. od marca do grudnia, obejmujący wszystkie dni wolne od pracy, takie jak święta i dni ustawowo wolne od pracy).
- Wskaźniki monitorowania.
- Odpowiedzialny za ten cel.
Bardzo przydatnym narzędziem do zarządzania projektami jest Wykres Gantta, który pozwala na graficzną wizualizację projektu, rozkładając każdy z jego etapów kolorystycznie.
Kolejnym bardzo ważnym punktem jest stały monitoring i plan awaryjny dla każdego przypadku.
Przy projektowaniu projektu dobrze jest sporządzić listę możliwych zagrożeń i działań, które należy podjąć, jeśli mają zostać zrealizowane. To pozwoli ci działać szybko bez improwizacji.
Stale patrz na działania i budżet
Realizacja działań musi być zgodna z dotychczasowym procentem budżetu, dlatego ważne jest ustalenie etapów. Na przykład projekt z trzema etapami:
- 1: od marca do czerwca 30% działań i 20% budżetu
- 2: Od czerwca do września 50% działań i 50% budżetu
- 3: Od października do grudnia 100% działań i 100% budżetu
Biorąc powyższe pod uwagę, byłoby niebezpieczne, gdyby np. w etapie 2 zrealizowano tylko 40% działań, a mimo to wydatkowano 50% budżetu. Pozostawia to 10% redukcję zasobów, które muszą być dostosowywane po drodze, co sprawia, że projekt jest podatny na dalsze zmiany.
Kolejną lekturą, jaką ma ten przykład, jest to, że ostatni kwartał ma bardzo sprawną i intensywną realizację, ponieważ połowa projektu jest rozwijana, dlatego bardzo ważne jest, aby go monitorować.
Generalnie istnieje tendencja do myślenia, że projekty mają proporcjonalną realizację. Oznacza to, że działania są równomiernie rozłożone w całym okresie, ale w rzeczywistości będzie to zależeć od rodzaju realizowanego projektu.
Jeśli jest to projekt edukacyjny, logicznie rzecz biorąc, należy to dostosować do miesięcy, w których uczniowie uczęszczają do szkoły, pozostawiając miesiące urlopowe wolne lub z mniejszą liczbą zajęć.
Inny ważny przykład dotyczy pogody. Na przykład projekty budowlane mają opóźnienia w miesiącach zimowych, ponieważ deszcze lub zimno powodują zmiany i sytuacje awaryjne.
Krótko mówiąc, zarządzanie projektem wymaga uprzedniej oceny pod względem finansowym, technicznym, środowiskowym, prawnym i komunikacyjnym, aby zobaczyć, jaki wpływ będzie to miało na środowisko lub jakie ciosy może ponieść w trakcie jego rozwoju.
Dlatego za każdym razem projekty składają się z multidyscyplinarnych zespołów, które wnoszą wiedzę z różnych obszarów w celu zmniejszenia niepewności i osiągnięcia pożądanej realizacji w zaplanowanym czasie. To byłoby ostatecznie skuteczne zarządzanie projektem.
