Zarządzanie projektem to ta dyscyplina, która ma na celu zastosowanie szeregu wiedzy, w tym narzędzi lub technik, aby osiągnąć cel i uczynić go sukcesem.
W ten sposób twoją główną troską jest to, aby doszło do skutku. Z tego powodu dobre przywództwo jest niezbędne. Musimy wiedzieć, czego chcemy, jak tego chcemy, kiedy tego chcemy lub jakie środki mamy, aby to osiągnąć. Oczywiście nie możemy zapominać o przyczynie, dla której ją realizujemy, zaspokojeniu potrzeby rynku.
Potrzeba zarządzania projektami
Zarządzanie projektami jest bardziej potrzebne niż kiedykolwiek w zglobalizowanym świecie. Konkurencyjne rynki, wymagania konsumentów (różne, a czasem nieprzewidziane) lub presja ze strony innych konkurentów sprawiają, że konieczne jest efektywne i wydajne zarządzanie. Dlatego wygodnie jest dogłębnie poznać ten aspekt.
Z powyższych powodów bardziej niż wskazane jest studiowanie nauki, która uczy nas zarządzania projektem. Nie tylko inżynierowie, ekonomiści czy architekci, ale wszyscy, którzy pracują nad projektami, muszą zostać przeszkoleni, aby właściwie nimi zarządzać.
Pięć etapów zarządzania projektem
Każdy projekt ma szereg etapów, które reżyser musi znać, aby móc nim prawidłowo zarządzać. To byłyby te pokazane poniżej.
- Pierwszym z nich jest ustalenie celów do osiągnięcia. Być może jest to podstawowa kwestia, aby wiedzieć, czego chcemy. Cel główny, najbardziej ogólny i konkretne, które pomagają to osiągnąć, muszą być wyszczególnione.
- Analiza sytuacji. Aby wiedzieć, jak zdobyć to, czego chcemy, musimy jasno określić, od czego zaczynamy. Musimy znać nasze mocne i słabe strony, a także szanse i zagrożenia, jakie stwarza otoczenie. Pomocna może być macierz SWOT (lub SWOT).
- Strategia do naśladowania. Taki jest wniosek z poprzedniej sekcji. Zaczynamy od wiedzy o tym, co mamy lub w czym jesteśmy dobrzy, a w czym nie tak dobrzy. Z drugiej strony wiemy, co oferuje rynek i jakie są przeszkody. Teraz musimy ruszyć w drogę i do tego musimy wybrać odpowiednią strategię.
- Raz wybrany musi zostać przeprowadzony. Ten etap jest niezbędny, ponieważ zapewni nam informację zwrotną, aby wiedzieć, czy dobrze sobie radzimy, czy nie. Dostarczy nam odpowiednich informacji do ostatniego etapu.
- Sprzężenie zwrotne. Czas poznać wynik strategii, wiedzieć, czy nam się udało. W przeciwnym razie możemy wdrożyć odpowiednie środki naprawcze. Z tego powodu ważne jest, aby mieć sposób na obliczenie możliwych odchyleń.
Plan zarządzania projektem
Wiemy już, jaki jest kierunek projektu, jego znaczenie czy główne etapy. Teraz nadszedł czas, aby umieścić wszystko w dokumencie, planie zarządzania, dlaczego jest to ważne? Ponieważ tak, jak jest napisane, możemy go przejrzeć, posłuży jako przewodnik i będzie łatwiejszy do przekazania każdemu. Raport mógłby składać się z następujących części.
- Planowanie. Musisz ustalić cel, harmonogramy i wszystkie istotne informacje, takie jak koszty i oczekiwane zwroty. Ta część planu będzie tą, która pozwoli poznać zakres samego projektu.
- Integracja. Teraz musisz zdecydować, co zrobi każdy członek zespołu. Oczywiście należy brać pod uwagę ich sugestie i opinie. Ta część byłaby częścią rozruchową.
- Wreszcie byłaby część formalna. W nim plan musi zostać przejrzany i zatwierdzony przez dyrekcję generalną w uzgodnieniu z resztą dyrekcji.
Przykład zarządzania projektem
Wyobraźmy sobie, że chcemy zrealizować projekt. Magazyn pisany przez studentów i dotyczący różnych przedmiotów akademickich, w tym ekonomii. Zobaczmy, jakie fazy należy wziąć pod uwagę:
Jak widać na rysunku, pierwszym etapem są cele główne i pomocnicze, tworzenie magazynu i sposób, w jaki to zrobimy. Drugi pozwoli nam dowiedzieć się, czy na rynku są inne podobne lub z kim lub kim mamy (współpracowników). Po trzecie, musimy szczegółowo nakreślić strategię do naśladowania, jak ją stworzymy, który serwer wynająć i tak dalej. Czwarty krok to wdrożenie strategii, zabierz się do pisania. Piątym byłoby sprawdzenie, co zrobiliśmy źle i poprawienie tego.
W rzeczywistości etapy realizacji zarządzania projektem są proste. Trudno jest wprowadzić je w życie, a przede wszystkim odnieść sukces w tej podróży. Ale jak wszystko w życiu, jest to kwestia ważenia ryzyka i podjęcia decyzji, co jest dla nas najlepsze.