Zarządzanie zakupami to nabywanie towarów i usług przez firmę w celu zapewnienia jej procesu produkcyjnego.
Należy zauważyć, że zarządzanie zakupami to dość złożony proces dla firmy. Przed dokonaniem zarządzania zakupami konieczne jest zbadanie rynku w poszukiwaniu najlepszych dostawców. W tym celu konieczne jest poznanie warunków jakościowych i cenowych kupowanych towarów i usług.
Następnie przeprowadzany jest proces negocjacji i odpowiednie procedury zarządzania zakupami. Zarządzanie zakupami firmy ma decydujące znaczenie dla osiągnięcia pomyślnego wyniku końcowego.
Proces zarządzania zakupami
Najważniejsze pytania, na które musimy odpowiedzieć w procesie zarządzania zakupami to:
1. Kiedy kupować?
Bez wątpienia, aby wiedzieć, kiedy kupić, musisz najpierw przeprowadzić wcześniejsze badanie rynku. Ponieważ dostarcza nam to informacji o towarach i usługach, które dostawcy oferują na rynku. Dzięki tym informacjom firma przewiduje wymagania i potrzeby firmy. Ponieważ kiedy towary i usługi są potrzebne, źródła zaopatrzenia zostały już zidentyfikowane.
2. Co kupić?
Oczywiście proces zakupowy jest scentralizowany w dziale zakupów firmy. Do tego działu kierowane są wymagania zakupowe dla obszarów produkcji, magazynów i sprzedaży. Po otrzymaniu wymagań, dział ustala priorytety najbardziej zbliżających się wymagań i przystępuje do przeprowadzenia procedur zarządzania zakupami.
Generalnie decyzję o tym, co kupić, podejmuje komitet zakupowy firmy. Komitet ten może składać się z kierownictwa firmy. Decyzja jest podejmowana na podstawie najważniejszych potrzeb dla funkcjonowania firmy.
3. Jak kupować?
Z drugiej strony, sposób kupowania jest określany na podstawie otrzymanych ofert. Wszystkie otrzymane propozycje ofert muszą zostać przeanalizowane i ocenione, aby wybrać najlepszą ofertę. Aby decyzja była skuteczniejsza, warto dokonać wstępnej selekcji ofert. Tak, aby do rozpatrzenia pozostały tylko te propozycje, które najlepiej pasują do celów stawianych przez firmę.
4. Ile kupić?
W efekcie ustalenie, ile kupić, następuje po procesie negocjacji z dostawcami. Mogą to być minimalne i maksymalne ilości sprzedaży ustalone przez dostawcę. Ceny, formy płatności, serwis dostawy i gwarancje można negocjować.
5. Gdzie kupić?
Podobnie decyzja jest podejmowana po wybraniu dostawców. W tym celu kontaktuje się z dostawcami i żąda informacji związanych z warunkami ekonomicznymi i technicznymi oraz oferowanymi usługami posprzedażowymi. Wygodne jest również żądanie kosztorysów, próbek i katalogów.
Korzyści z efektywnego zarządzania zakupami
Wśród korzyści płynących z dobrego zarządzania zakupami są:
1. Redukcja kosztów
Przede wszystkim dobre zarządzanie zakupami może uchronić firmę przed ponoszeniem zbędnych wydatków. Dlatego dział zakupów musi składać się z przeszkolonego personelu. Aby jego dobre zarządzanie doprowadziło do wzmocnienia relacji z dostawcami. Pozwoli to na lepsze negocjowanie cen nabycia i osiągnięcie lepszych warunków płatności.
Oczywiście zawsze powinni negocjować lepsze warunki w umowach, aby mieć większy przepływ gotówki, niższe koszty i odpowiednio zwiększając użyteczność firmy. Ponadto powinni unikać robienia pilnych zakupów, ponieważ wszystko powinno być wcześniej zaplanowane.
2. Poprawa jakości dostaw i usług
Po drugie, dobre zarządzanie zakupami pomaga w identyfikacji najlepszych dostawców, co prowadzi do poprawy jakości i ceny produktu końcowego, który sprzedaje firma. Dlatego niektóre firmy ściśle współpracują ze swoimi dostawcami, aby usprawnić wszystkie swoje procesy, a nie tylko proces zarządzania zakupami.
Oczywiście, aby firma mogła oferować towar i usługę o dobrej jakości i cenie, musi mieć odpowiednie zaopatrzenie i środki, aby to osiągnąć. Lepsze rozwiązania można również zapewnić w sytuacjach krytycznych.
3. Zmniejsz ryzyko i gwarantuj dostawy
Po trzecie, dział zakupów musi wiedzieć, spośród oferowanych na rynku towarów i usług, które z nich decydują o przetrwaniu firmy. Dlatego musisz podjąć odpowiednie środki, aby zagwarantować łańcuchy dostaw, które zasilają Twój proces produkcyjny.
4. Większa konkurencyjność
Wreszcie, jeśli dział zakupów sprawnie wykonuje swoje zadanie, udaje mu się zwiększyć konkurencyjność firmy. Ponieważ dobre zarządzanie pozwala osiągnąć redukcję kosztów, rozwój nowych produktów i większą satysfakcję klientów. Wszystko to bez wątpienia znacząco podnosi pozycję konkurencyjną firmy.
Funkcje działu zakupów
Wśród najważniejszych funkcji, jakie musi pełnić dział zakupów, znajdujemy:
- Zbadaj rynek: Musisz zbadać zmiany zachodzące na rynku. Takie jak zmiany cen, trendy stosowane przez konkurencję oraz pojawianie się nowych produktów.
- Doradzaj klientom wewnętrznym: Aby oferować produkt wysokiej jakości, musisz mieć ścisłą komunikację z innymi działami firmy. Doradza klientom wewnętrznym, aby oferowali lepszy produkt lub usługę klientom zewnętrznym.
- Wybierz dostawców: Musisz wybrać najlepszych dostawców, aby móc wprowadzać na rynek wysoce konkurencyjne produkty. Dobrzy dostawcy zapewniają lepsze ceny, lepszą jakość i lepsze terminy dostaw.
- Negocjacja ceny i jakości: Negocjuj warunki jakości i ceny, formy płatności i dostawy, wszystko po to, aby obniżyć koszty dla firmy
Na koniec powiemy, że zarządzanie zakupami ma fundamentalny wpływ na dostarczanie towarów i usług, które firmy oferują na rynku. Kierownictwo zakupów jest odpowiedzialne za zapewnienie wszystkich dostaw, których firma potrzebuje do prawidłowego funkcjonowania. Oznacza to, że musi zaspokajać potrzeby klientów wewnętrznych firmy, aby oferować większą satysfakcję klientowi zewnętrznemu.