Czynniki wewnętrzne to wszystkie czynniki, które są częścią wewnętrznej struktury firmy i mogą mieć wpływ na wynik projektu.
Oczywiście są to bardzo ważne czynniki, które mają decydujący wpływ na osiągnięcie proponowanych celów. Są wewnętrzne, ponieważ są nieodłączną częścią struktury organizacji. Wśród nich znajdziemy kulturę organizacyjną, zasoby, kanały komunikacji oraz infrastrukturę firmy.
Podobnie wszystkie te czynniki mogą pozytywnie lub negatywnie wpływać na rozwój i realizację zarządzania projektami. Czynniki te pomagają lub szkodzą organizacji, zarządzaniu i kontroli projektów, ponieważ mogą dać organizacjom mocne strony, jeśli wpływają pozytywnie, lub słabości, jeśli wpływają negatywnie.
Klasyfikacja czynników wewnętrznych firmy
Czynniki wewnętrzne można podzielić na trzy kategorie:
Organizacji
Każda organizacja realizująca projekt ma pewne czynniki charakterystyczne dla jej struktury biznesowej, między innymi:
1. Rodzaj struktury organizacyjnej
W pierwszej kolejności każda organizacja ma misję, wizję i zestaw wartości, które są wspólne dla wszystkich jej członków, sprawiając, że wszyscy ukierunkowują swoje działania na te same cele.
Bez wątpienia rodzaj struktury określa zachowanie pracowników, oczekiwania i sposób działania menedżerów. Może to być różnica między sposobem działania jednej firmy a drugą.
2. Struktura i zarządzanie organizacją
Po drugie, każda organizacja stosuje różne mechanizmy oceny i motywowania swoich członków, takie jak ustalanie celów i zadań, system nagradzania i system nagradzania. Wszystkie te procedury służą motywowaniu pracowników do osiągania założonych celów i wyników.
3. Lokalizacja i dystrybucja geograficzna
Po trzecie, lokalizacja i rozmieszczenie geograficzne organizacji jest ważne dla dostępności infrastruktury, obiektów, zasobów i niezbędnych materiałów. W tym sensie możemy znaleźć duże organizacje, które są rozmieszczone w różnych obszarach geograficznych.
Wówczas sytuacje takie jak odległość między obiektami oraz różnica czasu między zespołami roboczymi mogą wpłynąć na osiągnięcie wyników. W takich przypadkach konieczne jest ustalenie odpowiednich strategii skutecznego rozwoju projektu.
4. Standardy branżowe
Po czwarte, uwzględniane są również standardy wymagane przez rząd w branży, w której konkuruje organizacja. Standardy te ograniczają i obramowują działania firm. Rząd określa zasady i przepisy w różnych kwestiach. Mogą to być zagadnienia związane z kontrolą bezpieczeństwa, zarządzaniem ryzykiem, zarządzaniem jakością, zarządzaniem informacją; jednym z najważniejszych.
5. Zasady i procedury wewnętrzne
Wreszcie każda firma posiada zestaw wewnętrznych zasad, metod i procedur, które określają sposób wykonywania zadań i pracy w jej strukturze. Te zasady i procedury stają się wytycznymi dla wszystkich opracowywanych działań.
Z tego powodu szczegółowo opisują, w jaki sposób należy je wykonać i jak należy je spełnić. Może tak być w przypadku organizacji, które posiadają certyfikaty ISO i tym samym realizują swoje zadania.
Zasobów ludzkich
Z drugiej strony, zasoby ludzkie to wszyscy pracownicy firmy, którzy wyznają wartości, umiejętności i inną kulturę. Różnice te muszą być w stanie odnosić się do zespołów roboczych, które działają konsekwentnie. Wśród tych czynników znajdujemy:
1. Zasoby ludzkie
Rzeczywiście, wszystkie zasoby ludzkie, które posiada organizacja, mają zestaw umiejętności i wiedzy. Mogłyby one decydować o różnicy między sposobem pracy jednej firmy a drugiej. Dlatego szkolenie, doświadczenie i lokalizacja ludzi decydują o tym, że powstają udane projekty.
2. Zarządzanie personelem
Podobnie sposób zarządzania personelem organizacji poprzez programy motywacyjne i motywacyjne może prowadzić do lepszych wyników. Tak więc, gdy pracownicy są bardziej zmotywowani, mogą osiągać lepsze wyniki. Aby utrzymać motywację pracowników, konieczne jest utrzymanie odpowiedniego środowiska pracy.
3. Przywództwo i autorytet
Oczywiście dobrze wyćwiczone przywództwo jest kluczowym czynnikiem w ukierunkowaniu i realizacji udanych projektów. Ważna jest również hierarchiczna struktura firmy oraz właściwe zarządzanie relacjami władzy. Tylko wtedy, gdy jest dobrze zdefiniowana (hierarchia), można osiągnąć dobre wyniki.
Rzeczywiście, rodzaj przywództwa i relacja władzy determinują warunki, politykę wewnętrzną i system zarządzania organizacją. Tak więc, jeśli nie są one prawidłowo wykonywane (przywództwo), można je pomylić i sprawić, że projekt się nie powiedzie.
4. Tolerancja na ryzyko
Teraz ten aspekt reprezentuje maksymalną ilość ryzyka, jakie struktura organizacyjna jest w stanie zaakceptować, aby osiągnąć wyniki. Tolerancja na ryzyko pozwala również organizacji podejmować pewne ryzyko podczas zarządzania projektami.
5. Interesariusze
Interesariusze są również czynnikami wpływającymi na wynik projektu, ponieważ mogą ułatwiać lub utrudniać osiągnięcie celów i projektu jako całości. W tym przypadku mówimy o inwestorach, klientach i dostawcach.
Systemów technologicznych
Są to czynniki zależne od technologii zastosowanej w procesie pracy, wśród nich możemy wymienić:
1. Środowisko pracy
Przede wszystkim infrastruktura technologiczna systemu może usprawnić środowisko operacyjne organizacji i usprawnić procesy pracy. To biorąc pod uwagę, że wysyłanie i autoryzacja zadań odbywa się szybciej.
2. Kanały komunikacji
Komunikacja formalna lub nieformalna musi być jak najbardziej zwinna i skuteczna, aby projekt został przeprowadzony prawidłowo. System technologiczny może usprawnić proces komunikacji.
3. Baza danych
Wreszcie, ważne jest posiadanie baz danych, które zawierają ważne informacje dla powodzenia projektu. Informacje dotyczące kosztów, procesów, czasów i badań ryzyka.
Podsumowując, można stwierdzić, że wewnętrzne czynniki firmy są częścią struktury każdej organizacji. Czynniki te ograniczają lub sprzyjają rozwojowi i realizacji projektów.
Z tego powodu w zarządzaniu projektami wygodnie jest brać je pod uwagę, bo trudno je kontrolować. Kierownicy projektów muszą nauczyć się z nimi współistnieć i zamieniać je w elementy ułatwiające uruchamianie realizacji projektów.
