Digitalizacja to proces, w którym procesy analogowe i obiekty fizyczne są konwertowane do formatu cyfrowego.
Innymi słowy, digitalizacja to procedura, dzięki której pewne operacje można rozpocząć za pośrednictwem mediów cyfrowych, takich jak komputery lub smartfony, zwykle za pomocą połączenia internetowego.
Podobnie digitalizacja odnosi się do zmiany formatu artykułów lub dokumentów z fizycznego na cyfrowy. Oznacza to, że pliki nie są już na papierze, aby przenieść je na ekran.
Digitalizacja, warto wyjaśnić, to proces, który nie jest realizowany tylko przez firmy czy instytucje. Jest to raczej zmiana sposobu, w jaki ludzie zarządzają wszelkiego rodzaju informacjami, od finansowych lub bankowych po pliki fotograficzne, które nie są już drukowane, aby umieścić je w albumie. Zamiast tego zdjęcia są teraz zwykle zapisywane w pliku cyfrowym i można je przesyłać na przykład do chmury.
Zalety i wady digitalizacji
Wśród zalet cyfryzacji możemy wyróżnić następujące:
- Pozwala to na oszczędność papieru i farby drukarskiej, ponieważ dokumenty są archiwizowane cyfrowo.
- Kontynuując poprzedni punkt, zużywając mniej papieru, wytwarza się mniej odpadów, pomagając środowisku.
- Dokumenty cyfrowe są łatwiejsze do udostępniania. Na przykład wyobraźmy sobie, że przeprowadzamy procedurę z instytucją, która znajduje się w innym mieście lub kraju. Następnie dokumenty mogą zostać wysłane e-mailem, docierając natychmiast. To zamiast wysyłać odpowiednie dokumenty pocztą, co zajęłoby dni lub tygodnie.
- Łatwiej jest zlokalizować plik, gdy znajduje się on na nośniku cyfrowym. To w porównaniu z poszukiwaniem konkretnego dokumentu wśród stosu papierów.
- Cyfryzacja zwalcza również nieformalną gospodarkę i korupcję rządową.
Cyfryzacja ma jednak również pewne wady:
- Nie wszyscy ludzie mogą łatwo zapoznać się z mediami cyfrowymi, zwłaszcza jeśli są już starzy. Tak więc, nawet jeśli podmiot zmieni kilka swoich procedur na cyfrowe, niektórzy użytkownicy poczują się niekomfortowo lub niechętnie do nowego systemu.
- Cyfryzacja nie zawsze jest nieomylna. Może się zdarzyć, że na przykład z powodu błędu ludzkiego lub wirusa pliki zostaną utracone.
- Digitalizacja zwykle nie jest natychmiastowa, potrzeba pewnego czasu, aby móc przenieść wszystkie pliki, na przykład firmy, z nośnika fizycznego na nośnik cyfrowy.
- Kiedy ludzie udostępniają dokumenty lub informacje na nośnikach cyfrowych, zawsze może istnieć ryzyko, że dane wpadną w ręce pozbawionych skrupułów ludzi, takich jak hakerzy.
Przykład digitalizacji
Wyobraźmy sobie, że firma bankowa w ramach procesu cyfryzacji zdecydowała się na przesyłanie wyciągów z kart kredytowych pocztą. Zrobią to stopniowo, zaczynając od pobrania dodatkowej kwoty za wysłanie fizycznego dokumentu. W ten sposób klienci są zachęcani do otrzymywania informacji wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Z biegiem czasu coraz mniej klientów banków powinno być skłonnych zapłacić za otrzymanie wyciągu w formie papierowej.
