Faktura to dokument handlowy, który odzwierciedla sprzedaż towaru lub wykonanie określonej usługi.
Innymi słowy jest to tłumaczenie w formie dokumentu transakcji handlowej dokonywanej między sprzedającym a kupującym.
Faktura stanowi dowód jakiejkolwiek działalności handlowej. Bez faktury transakcja nie jest ważna ze względów formalnych. W związku z tym, mimo że operacja została przeprowadzona skutecznie, nie spełnia wymagań, aby zostać uznaną za legalną. Ma to szereg konsekwencji, które przeanalizujemy w dalszych sekcjach.
Charakterystyka faktury: jakie pozycje powinna zawierać?
Chociaż nie ma standardowego modelu, wszystkie muszą zawierać szereg minimalnej zawartości:
- Miejsce i data wydania: Wszystkie faktury muszą wskazywać miejsce i datę wystawienia. Zwykle jest to wskazane w nagłówku.
- Numeracja faktur: Wraz z miejscem i datą należy podać numerację faktury. Ta numeracja jest chronologiczna na podstawie faktury emitenta.
- Identyfikacja kupującego i sprzedającego: kupujący i sprzedający muszą być zidentyfikowani. Zwykle wystawcą faktury (czyli tym, który ją wystawia) jest sprzedawca, choć w niektórych przypadkach jest to kupujący (w przypadku fakturowania własnego).
- Opis operacji: W treści faktury znajduje się krótki opis operacji lub operacji, które są częścią faktury. Ten opis zwykle obejmuje fizyczne jednostki sprzedawane produktu lub daty świadczenia usług. Na przykład: sprzedaż 4000 śrub lub przeprowadzenie szkolenia, które odbyło się 3 i 4 lutego.
- Podstawa opodatkowania operacji (lub wynagrodzenie bez podatków): Wraz z opisem operacji należy wskazać podstawę opodatkowania każdej z operacji. Podstawa opodatkowania stanowi co do zasady wynagrodzenie bez uwzględnienia podatków pośrednich, czyli podatku od wartości dodanej (VAT). Ta kwota stanowi dochód sprzedającego.
- Podatki pośrednie pobierane od operacji (VAT): Z sumy podstawy opodatkowania uzyskanej w poprzedniej sekcji obliczane są podatki pośrednie nakładane na operację (VAT). Kwota ta nie zakłada żadnego dochodu dla sprzedającego, ponieważ jest to kwota, którą należy wpłacić do Skarbu Państwa. Jeżeli operacja jest zwolniona (to znaczy nie jest opodatkowana podatkiem VAT), należy wyraźnie wskazać artykuł, który ją reguluje.
- Całkowite wynagrodzenie: Całkowite wynagrodzenie obejmuje podstawę opodatkowania operacji i związane z nią podatki. Jest to kwota, którą kupujący musi zapłacić sprzedającemu.
- Sposób zapłaty: Chociaż nie jest to warunek konieczny, zwykle wskazuje się formę płatności (gotówka, przelew bankowy itp.), a także termin płatności, jeśli płatność jest rozłożona na raty.
Należy również podkreślić, że w wyniku rewolucji technologicznej faktura elektroniczna ma taką samą ważność jak faktura fizyczna. Innymi słowy, faktura wysłana drogą telematyczną jest tak samo ważna jak faktura „papierowa” wysłana zwykłą pocztą.
Dlaczego konieczne jest posiadanie faktury?
Jak wspomniano powyżej, faktura jest uzasadnieniem każdej operacji. Kiedy firma odlicza VAT naliczony lub rejestruje operację jako przychód, musi posiadać faktury, ponieważ jest to jedyny ważny dowód przed ewentualną kontrolą Urzędu Skarbowego.
