Zarządzanie dokumentami - co to jest, definicja i koncepcja
Obniżanie kosztów to praktyka wpisana w DNA każdej firmy. Dziś musimy walczyć, aby być coraz bardziej konkurencyjnymi. Usprawnianie procesów, stawianie na innowacyjność, optymalizacja zasobów oraz wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych (Information and Communication Technologies) to niektóre z kluczowych punktów, które składają się na indeks podręcznika przedsiębiorcy.
Jednym z zastosowań ICT w świecie biznesu jest zarządzanie dokumentami, co zmniejsza koszty i czas.
Firma obsługuje dużą liczbę dokumentów, które w razie potrzeby są przekazywane z jednego działu do drugiego lub w razie potrzeby zapisywane, aby móc je w razie potrzeby uratować. Dlatego posiadanie porządku sortowania ma kluczowe znaczenie. Dokumenty te gromadzą się coraz więcej, zajmując miejsce i sprawiając, że zadania związane z archiwizacją stają się szczątkowym zadaniem. Za dużo papieru, który można by zredukować dzięki komputeryzacji, z korzyścią dla środowiska i samej firmy.
Rozwiązanie pochodzi z ręki ICT, ewoluujmy i skomputeryzujmy papierkową robotę firmy. Dobre zarządzanie dokumentami pozwoli nam zaoszczędzić na kosztach i ryzyku ich przechowywania, a także ułatwi przekazywanie i wykorzystanie informacji.
Przyjrzyjmy się bliżej, na czym polega zarządzanie dokumentami.
Zarządzanie dokumentami polega na outsourcingu zadań związanych z dokumentami firmy. Zajmie się nimi firma specjalizująca się w zarządzaniu dokumentami.
Jakie usługi oferuje firma zajmująca się zarządzaniem dokumentami?
Najpierw zwolnij miejsce na półce. Przechowuje w swoich magazynach wszystkie te dokumenty, które nie są potrzebne na co dzień, ale muszą być przechowywane. Że pewnego dnia będziesz ich potrzebować, możesz je mieć bez problemu. Są one klasyfikowane tak, aby w razie potrzeby można je było łatwo znaleźć.
Dodatkowym atutem jest precyzyjna digitalizacja tworzonych przez Ciebie dokumentów i wprowadzenie ich do bazy danych wyspecjalizowanej firmy, skąd w każdej chwili i z dużą łatwością możesz mieć pliki (sklasyfikowane według różnych pól) z dowolnego autoryzowanego terminala i pracować z je szybciej.
Kolejną usługą oferowaną przez firmy zarządzające dokumentami jest bezpieczne niszczenie dokumentów, które nie są już potrzebne. Może wydawać się to prostym zadaniem, ale jeśli zwolnisz miejsce, zmniejszysz koszty i o to właśnie chodzi.
Krótko mówiąc, dołączenie do modnego zarządzania dokumentami to postawienie na usprawnienie procesów. W dzisiejszych czasach staje się to coraz ważniejsze, ponieważ firmy zdają sobie sprawę, że aby przetrwać ostrą konkurencję, muszą nie tylko wprowadzać innowacje w produkcie końcowym lub usłudze, ale także we własnej strukturze, aby być bardziej wydajnym.
