Zarządzanie płatnościami to wszystkie te zadania zarządzania, kontroli, administrowania i wysyłania transakcji pieniężnych do dostawców w organizacji.
Organizacja zarządzania płatnościami mieści się w skarbiec w dziale finansowym firmy. Podstawowym zadaniem zarządzających płatnościami jest organizacja pieniędzy, które zostaną wypłacone wierzycielom. Również zarządzanie tymi dokumentami windykacyjnymi (faktury, długi, sprostowania…), przeprowadzanie prognozowania, kontroli i uzgadniania przepływów pieniężnych w firmie.
Dodatkowo dział zarządzania płatnościami odpowiada za walidację dostawców, sprawdzanie sald, wysyłanie pieniędzy i uzgadnianie na bieżąco z danymi dostawcy przy tworzeniu nowego profilu wierzyciela, a czasem nawet niezbędne jest przeprowadzanie audytów na tym samym poziomie. w sprawie płatności i sald między dostawcą a klientem.
Różnica między zarządzaniem płatnościami a zarządzaniem windykacją
Od inkasa różni się tym, że ta pierwsza zarządza płatnościami z zagranicy na rzecz naszej firmy. Tymczasem dział zarządzania płatnościami zarządza płatnościami naszej firmy za granicą.
W innym ujęciu zarządzanie windykacją zarządza wpływami pieniędzy, a płatnościami wypływami pieniędzy.
W dużych organizacjach, zwłaszcza jeśli mają ważne zakupy, można znaleźć konkretne i niezależne obszary zarządzania płatnościami z innych działów, nadając mu większe znaczenie i dysponując wyspecjalizowanym personelem w każdym z wcześniej wymienionych zadań.