Schemat blokowy lub schemat blokowy składa się z rysunku lub wykresu, który przedstawia serię procesów lub grupę czynności za pomocą symboli.
Dlatego główną użyteczność schematu blokowego polega na tym, że na pierwszy rzut oka pokazuje proces, który może być złożony.
W ten sposób każda zaangażowana w to osoba wie, na czym polega jej praca. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie wydajności i ograniczenie ewentualnych incydentów.
Zalety schematu blokowego
Ten typ diagramu ma szereg zalet, które są następujące:
- Przede wszystkim prostota. Na jednym obrazie będziemy mieli wystarczająco dużo informacji, aby wiedzieć, co musimy zrobić i podejmować decyzje w tej sprawie.
- Po drugie, pozwala nam poznać te punkty, w których może wystąpić problem, a następnie możemy dokonać odpowiednich ulepszeń i wdrożyć je.
- Po trzecie, ułatwia osobiste relacje między zaangażowanymi osobami. Z tego powodu w pracy zespołowej (także wirtualnej) jest niezwykle przydatny. Każda ze stron jasno określa swój udział w procesie.
- Po czwarte i ostatnie, ten sposób przedstawiania procesów ułatwia zrozumienie różnych protokołów wdrożonych w firmie.
Jak zrobić schemat blokowy
Kiedy szukamy prostoty i jasności, nie możemy się zbytnio komplikować. Czasami znajdujemy tego typu diagramy, które zamiast wyjaśniać, mylą. Dlatego wygodnie jest wziąć pod uwagę kilka podstawowych zaleceń:
- Planować. Cała część planu. Dlatego, aby stworzyć obraz procesu, musimy jasno określić kroki, które zostaną podjęte. Musi być jak najbardziej szczegółowy i lepiej, jeśli jest napisany.
- Wybierać. Kiedy już wiemy, dokąd chcemy iść, musimy wybrać ścieżkę. W tym celu decydujemy, jak go przedstawimy, jakimi kolorami, kształtami czy wzorem. Ponieważ ma być nie tylko prosty, ważne jest również, aby był atrakcyjny dla oka.
- Biegać. Ten krok jest być może najistotniejszy. Musimy to stworzyć i zrobić to z logiką. Przykład, który zobaczymy na końcu, jest prostym przypadkiem, ale rzeczywiste procesy mogą być bardzo skomplikowane.
- Sprawdź i ulepsz. Jak wszystko w życiu, schemat blokowy można również ulepszyć. Dlatego przed opublikowaniem go w firmie warto wysłuchać drugiej i trzeciej opinii. Ponadto po uruchomieniu na pewno trzeba będzie wprowadzić ulepszenia.
Przykład schematu blokowego
Wyobraźmy sobie dział utrzymania ruchu, który tworzy schemat blokowy, aby wiedzieć, co zrobić w przypadku awarii elektrycznej.
Firma ma dwie fazy bezpieczeństwa, które należy sprawdzić, aby naprawić usterki. Oczywiście jest to prosty przykład pokazujący, jak to działa. Liczba ta wyglądałaby mniej więcej tak:
Widzimy, że zalety schematu blokowego są jasne. Jest to łatwe do zrozumienia, pozwala nam zawsze wiedzieć, jak postępować, a jeśli dodamy nazwiska osób odpowiedzialnych, również kto powinien co robić.