Macierz RACI służy do przypisania i zdefiniowania stopnia odpowiedzialności, jaki odpowiada każdej z osób zaangażowanych w realizację projektu.
Jest również znany jako macierz alokacji odpowiedzialności. Jego celem jest umożliwienie ustalenia różnych ról i obowiązków, które musi przyjąć każda osoba, która tworzy podczas realizacji projektu.
W związku z tym zaleca się przygotowanie go na początku projektu. Aby od początku było jasne i ustalone, jaką rolę i odpowiedzialność przyjmie każda osoba uczestnicząca w projekcie. Zapewnia to również większą współpracę wszystkich uczestników.
Co oznacza każda litera tworząca nazwę macierzy RACI
Nazwa matrycy RACI składa się z czterech liter, a każda litera ma znaczenie. Znaczenie każdej litery jest następujące:
Litera R
Niewątpliwie R to litera, która wskazuje, kto bierze na siebie odpowiedzialność. List ten określa rolę osoby odpowiedzialnej za wykonanie określonego zadania. Dlatego bierzesz odpowiedzialność za oddanie odrobionej pracy domowej na czas iw ustalony sposób.
Litera a
Podobnie litera A określa, kto zatwierdza. Rolą osoby, która będzie pełnić funkcję osoby zatwierdzającej, jest zaakceptowanie i zatwierdzenie zadania przesłanego przez osobę odpowiedzialną. Innymi słowy, osoba zatwierdzająca zaświadcza, że praca została wykonana zgodnie z wymaganymi wymaganiami.
Litera C
Ze swojej strony litera C wskazuje, kto jest konsultowany. Są to zwykle eksperci lub posiadający wiedzę na temat tematu i zadania, z którymi konsultuje się ich opinie i sugestie dotyczące niektórych aspektów zadań projektowych. Zewnętrzny konsultował swoją opinię na temat pewnych aspektów, które należy wziąć pod uwagę przy realizacji projektu, ponieważ jest ekspertem w tej dziedzinie.
Litera I
Wreszcie list I określa, kto zgłasza. Rola tych osób obejmuje każdą osobę, która musi być poinformowana o procesie ewolucji i rozwoju zadań wchodzących w skład projektu. Muszą być również informowani o zakończeniu zadań.
Korzyści z wykonania matrycy RACI
Główne korzyści, jakie można osiągnąć przy wykonaniu matrycy RACI to:
- Role i obowiązki każdego z uczestników zaangażowanych w projekt są jasno określone.
- Możliwe jest określenie, która osoba przejmuje odpowiedzialność za rozliczanie zadań lub prac, które należy wykonać.
- Pozwala równoważyć obciążenia pomiędzy osobami, zespołami lub działami zaangażowanymi w rozwój projektu.
- Ułatwia prowadzenie kontrolowanego śledzenia ewolucji i wykonywania zadań oraz pracy wymaganej do pomyślnego zakończenia rozwoju projektu.
Jak zbudować macierz RACI
Aby opracować macierz RACI, należy wykonać następujące kroki:
Krok 1
Najpierw wyznaczane są zadania do wykonania w ramach projektu i umieszczane w rzędach tworzących macierz.
Krok 2
Po drugie, osoby zaangażowane w rozwój projektu są identyfikowane i umieszczane w formie kolumn w formacji macierzy.
Krok 3
Po trzecie, umieszcza się litery słowa, które tworzą nazwę matrycy RACI. Przypisując każdy list do każdego zadania, można określić, kto z zaangażowanych osób będzie odpowiedzialny, kto zatwierdza, kto jest konsultowany i kto musi być poinformowany w realizacji każdego zadania projektowego.
Krok 4
Wreszcie będzie można określić, czy cała praca jest dobrze rozłożona, czy jest jakieś puste miejsce i czy są duplikaty. Ma to na celu sprawdzenie, czy wszystko jest dobrze uformowane i uniknięcie późniejszych problemów.
Zalety i wady stosowania matrycy RACI
Korzyści jakie można osiągnąć w realizacji projektu poprzez zastosowanie macierzy RACI są następujące:
1. Istnieje sprawny i prosty proces komunikacji
Komunikacja zazwyczaj okazuje się prostsza i szybsza, ponieważ matryca RACI pozwala wyraźnie zobrazować rolę i funkcję, jaką powinna pełnić każda osoba. Nie eliminuje to, ale minimalizuje problemy komunikacyjne między osobami zaangażowanymi w projekt.
2. Popraw produktywność
Oczywiście, minimalizując problemy z komunikacją, przyczynia się to do lepszego wykorzystania czasu, a w konsekwencji osiągany jest wzrost produktywności. Czas realizacji każdego zadania ulega skróceniu, co usprawnia cały proces realizacji.
3. Właściwa dystrybucja pracy
Ponadto macierz RACI umożliwia wizualizację obowiązków i funkcji, dzięki czemu można ją zidentyfikować, czy obciążenie pracą jest rozłożone w sposób proporcjonalny. Jeżeli można stwierdzić, że osoba odpowiedzialna ma przydzielone nadmierne nakłady pracy, niezbędne korekty są dokonywane przed realizacją projektu. Osiągnięcie bardziej zrównoważonego podziału obciążeń i obowiązków.
4. Oczekiwania są spełnione
Rzeczywiście, stosując to narzędzie, wyniki uzyskane pod koniec projektu są bardzo podobne do wyników oczekiwanych na początku projektu. Dzieje się tak, ponieważ możesz lepiej kontrolować wszystkie zadania, które muszą zostać opracowane. Ponadto każda osoba dokładnie wie, za co odpowiada w całym procesie realizacji projektu.
Chociaż zalety są ogromne i liczne, matryca RACI może mieć również wady.
- Początkowo aplikacja może być zbyt skomplikowana, co ma negatywny wpływ na jej zrozumienie.
- Pomimo tego, że matryca RACI jest świetnym narzędziem, nie wystarczy tylko ją stworzyć, ale trzeba też się jej podporządkować.
- Zgodnie z powyższym, dla tych, którzy nie znają matrycy, wygenerowanie jej po raz pierwszy może być kosztowne.
- Istnieje możliwość, że istnieją projekty, które nie wymagają planowania tego typu, więc tworzenie matrycy może być bardziej czymś, co spowalnia projekt, niż czymś, co nim napędza.
Podsumowując, macierz RACI to bardzo przydatne narzędzie, które można zastosować w każdym rodzaju projektu. Określa bowiem role i funkcje wszystkich osób, które uczestniczą w jego realizacji. Sprzyja to lepszej kontroli i osiąganiu lepszych wyników pod koniec projektu.