Monitoring projektu dotyczy wykonania szeregu działań w celu weryfikacji prawidłowości ewolucji jego realizacji.
Monitorowanie projektu zatem, a po jego zaplanowaniu, rozpoczyna się wraz z jego realizacją.
Etap monitoringu polega na sprawdzeniu, czy poszczególne etapy projektu są realizowane w czasie iw każdej z nich. W tym celu stosuje się szereg parametrów i zmiennych, które pozwalają nam dowiedzieć się, czy występują odchylenia od pierwotnego planu.
Znaczenie monitorowania projektu
Ten etap jest niezbędny do ustalenia niezbędnych środków w celu rozwiązania problemów, które są dostrzegane w realizacji. Nie możemy czegoś rozpocząć, jeśli nie mamy wcześniej mapy drogowej, a także procedury sprawdzającej, czy projekt działa poprawnie. Z tego powodu należy ustalić jasne, zwięzłe i szczegółowe działania następcze, zawierające wszystko, co niezbędne, aby móc podejmować decyzje.
Ponadto, jak zobaczymy w następnej sekcji, konieczne jest jasne ustalenie, w jaki sposób ten monitoring będzie prowadzony. Ważne jest, aby każdy wiedział, czego się od niego oczekuje i jakie powinno być jego działanie w przypadku ewentualnej nieprzewidzianej sytuacji.
Fazy monitorowania projektu
Zobaczmy teraz szczegółowo, które mogą być najważniejszymi etapami monitorowania projektu, a także jego główne wymagania.
- Pomiar: Najpierw musisz zmierzyć. Pomiar jest niezbędny, gdy chcemy coś kontrolować. Musimy wiedzieć, jak daleko możemy się posunąć lub jakie będą granice, aby uznać sukces lub porażkę. Dlatego konieczne jest podnoszenie parametrów i zmiennych oraz procedur stosowanych do ich analizy.
- Spotkanie i analiza: Następnie musisz spotkać się i przeanalizować odchylenia. Spotkania powinny być zwięzłe, dokładne i bezpośrednie. Musisz omówić sprawę ze wskaźnikami w ręku i kopią dla każdego uczestnika. Ze spotkania należy jasno wywnioskować, na czym polega problem, jakie są jego przyczyny i konsekwencje.
- Szukaj rozwiązań: W następnym kroku musisz zdecydować, którą ścieżką podążać, aby rozwiązać te odchylenia. Na tym etapie najlepiej jest, aby każdy pracował w swoim obszarze i we własnej grupie lub indywidualnie. Na kolejnym spotkaniu te rozwiązania zostaną rozważone w celu wybrania najbardziej odpowiednich.
- Ponownie zmierz: Na koniec musisz ponownie zmierzyć. Po dokonaniu korekt należy ponownie użyć analizy, aby sprawdzić, czy zadziałały. Jeśli odnieśliśmy sukces, projekt będzie kontynuowany; w przeciwnym razie konieczne będzie rozpoczęcie od nowa.
Przykład monitorowania projektu
Następnie zobaczymy przykład do zakończenia.
Wyobraźmy sobie firmę, która produkuje buty. Firma ta produkuje buty i dystrybuuje je do różnych sklepów wielomarkowych.
Zobaczmy, jak wyglądałby ten proces.
Na tej ilustracji możemy zobaczyć, jak przebiegałby monitoring projektu. Najpierw ustalenie parametrów i zmiennych pomiarowych. Na przykład liczba wyprodukowanych butów lub liczba sprzedanych butów. Następnie musisz sprawdzić, jakie buty sprawdzają się najlepiej. Z drugiej strony trzeba brać pod uwagę nowe trendy, które wzbudzają zainteresowanie kupującego. Na koniec musisz ponownie sprawdzić i w razie potrzeby podjąć działania naprawcze.
