Księgi rachunkowe to te dokumenty, w których wszystkie informacje ekonomiczne, finansowe i księgowe firmy są odzwierciedlone i odzwierciedlone. Oznacza to, że w księgach rachunkowych pojawiają się wszystkie niezbędne dane, aby móc zrozumieć ekonomiczno-finansowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Księgi te są okresowo aktualizowane, zbiegając się z rokiem obrachunkowym. Gdy rozpoczyna się nowy rok obrotowy, tworzone są również nowe księgi. Na przykład w 2016 roku firma odnotowała informacje w księgach tego roku. Na początku roku 2017 księgi roku 2016 uważa się za sfinalizowane i tworzone są nowe, które będą księgami roku 2017. W niektórych krajach rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym
Tradycyjnie w księgach rachunkowych informacje znajdowały się na papierze. Jednak wraz z rozwojem nowych technologii zaczęła już przyjmować księgi rachunkowe w formacie cyfrowym lub skomputeryzowanym.
Księgi rachunkowe mogą być obowiązkowe lub dobrowolne.
Konto TObowiązkowe księgi rachunkowe
Istnieje szereg ksiąg rachunkowych, które są obowiązkowe, ponieważ ustanawia je ustawodawca. Chociaż jedno lub drugie można założyć w każdym kraju, najczęściej są to:
- Pamiętnik: Wszystkie operacje wykonywane przez firmę są rozliczane. Wizualnie jest skonfigurowany jako ciąg zapisów księgowych, ułożonych chronologicznie.
- Księga inwentarzowa: Obejmuje on tzw. bilans sum oraz salda sald próbnych. Innymi słowy, wszystkie konta z saldem firmy (aktywa, pasywa, majątek netto, wydatki i dochody) są okresowo aktualizowane. Ostatnie saldo sum i sald musi pokrywać się z bilansem sporządzonym dla rocznych sprawozdań finansowych. Ponadto księga inwentarzowa musi zawierać bilans otwarcia oraz tzw. spis inwentarzowy, czyli jednostki fizyczne składające się na inwentarz firmy oraz ich wycenę (przy użyciu dowolnej z przyjętych metod wyceny).
- Rozliczenia roczne: Są to raporty, które odzwierciedlają informacje ekonomiczno-finansowe firmy. Istnieje 5 dokumentów: bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym, zestawienie przepływów pieniężnych oraz pamięć. Sprawozdania roczne sporządzane są raz w roku, to znaczy nie są okresowo modyfikowane, jak poprzednie.
Obowiązkowe księgi rachunkowe należy zdeponować i zalegalizować w Rejestrze Handlowym. Oprócz tego musiały one wcześniej zostać zatwierdzone przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy.
Sprawdzanie saldaDobrowolne księgi rachunkowe
Istnieje jeszcze jedna seria ksiąg rachunkowych, na której ustawodawca nie ustala jej obligatoryjnego charakteru. Jednak dla wewnętrznego funkcjonowania firmy te księgi rachunkowe są bardzo przydatne i mogą poprawić efektywność firmy. Na dobrowolnych księgach rachunkowych nie ma obowiązku zatwierdzenia przez wspólników, ani obowiązku złożenia i legalizacji w Rejestrze Handlowym. Najczęstsze to:
- Księga główna: Reprezentuje podsumowanie wszystkich kont księgowych. Wizualnie jest skonfigurowany w kształcie litery T, zwracając uwagę na wszystkie ruchy, które wpływają na debet i kredyt odpowiedniego konta. Daje nam to bardzo praktyczny wizualny obraz salda, jakie posiada konto o każdej porze roku. Saldo to różnica między debetem a kredytem, będąca saldem debetowym, gdy debet jest większy niż kredyt, a saldem kredytowym, gdy kredyt jest większy niż debet. Księga składałaby się ze wszystkich T kont księgowych (jak ta, którą widzimy poniżej).
- Inne księgi pomocnicze: Wśród pozostałych ksiąg dobrowolnych możemy znaleźć księgę bankową (która odzwierciedla ruchy bankowe), księgę kasową (która odzwierciedla ruchy gotówka lub gotówką - płatności i inkasa), księgę zapadalności (w której są odzwierciedlone i uporządkowane chronologicznie terminy zapadalności faktur do zapłaty i do odebrania) itp.