Planowanie projektu składa się z systematycznego procesu organizacji różnych zadań do wykonania, a także zasobów niezbędnych do ich wykonania.
Planowanie projektu polega zatem na wykonaniu planu działania dla wszystkich faz projektu. W tym sensie mówimy o systematycznej organizacji, ponieważ wymaga ona wykonania szeregu kroków. Ponadto musisz wiedzieć, co masz lub możesz mieć, aby osiągnąć cele.
Dlaczego planowanie projektu jest ważne?
Kiedy pojawia się coś, czego nie oczekujemy, improwizacja może być opcją. Nie jest to jednak dobry pomysł podczas zarządzania projektem. Chociaż prawdą jest, że istnieją procesy, które mogą wydawać się proste, większość z nich wiąże się z dużą złożonością. Dlatego planowanie ich staje się podstawową czynnością.
Dlatego musimy jasno określić, czego chcemy i jak chcemy to osiągnąć, abyśmy w razie popełnienia błędu mogli podjąć działania naprawcze. Dobry plan jest niezbędny, gdy chcemy rozwinąć pomysł, nową formę produkcji, postęp technologiczny lub inny projekt.
Jak przeprowadzić planowanie projektu
Następnie zobaczymy kroki, które musimy wykonać, aby prawidłowo zaplanować projekt. Z kolei musimy wiedzieć, że są one ważne, ponieważ pozwalają nam uporządkować działania i czas, który poświęcamy na każdą z nich. Tak samo nie wolno nam tracić z oczu faktu, że plan jest z kolei jednym z etapów realizacji projektu.
- Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest wiedzieć dokładnie, czego chcemy: Musisz zdefiniować zakres projektu. Aby to zrobić, musimy znać wszystkie szczegóły tego, co chcemy osiągnąć.
- Z drugiej strony, jako uzupełnienie poprzedniego kroku, konieczna jest analiza wykonalności: Dobry pomysł jest bezużyteczny, jeśli nie jest opłacalny. Oznacza to, że projekt musi być możliwy do realizacji w odpowiednich warunkach.
- Ponadto ważne jest, aby wiedzieć, jaki będzie nasz budżet i jakie zasoby (w tym ludzkie) będziemy dysponować: Ta faza projektu to ta, która pozwala znaleźć inwestorów, partnerów, współpracowników, a nawet pracowników.
- Z drugiej strony konieczne jest opracowanie różnych procesów pracy: Ten trzeci krok odnosi się do zaproponowania sposobu uruchomienia projektu. Musisz określić, jakie będą zadania lub czynności i jak będą realizowane. Im więcej szczegółów zamieścimy, tym lepiej.
- Ocena wyników: Teraz konieczne jest opisanie, w jaki sposób wyniki projektu będą przeglądane i oceniane. Konieczna jest znajomość wskaźników, parametrów lub zmiennych, które mają być mierzone. Ten krok jest ważny, aby podnieść ewentualne korekty i plany awaryjne.
Wszystkie te etapy zakończą się przygotowaniem raportu, który będzie Planem Projektu. Ten podręcznik pozwoli każdemu poznać drogę, jaką będzie przebyć i jaki będzie jego wkład.
Przykład planowania projektu
Wyobraźmy sobie, że chcemy zrealizować projekt polegający na stworzeniu fabryki chipsów ziemniaczanych. Sprawdziliśmy, że rynek wymaga tych, które jedliśmy, gdy byliśmy dziećmi na jarmarkach w naszym mieście. Cóż, musisz zabrać się do pracy i dobrze zaplanować kolejne kroki.
Widzimy, że to, co robimy, to podążanie za fazami, aby przeprowadzić planowanie projektu. Najpierw definiujemy, czego chcemy, fabrykę chipsów ziemniaczanych. Później analizujemy, czy jest to opłacalne, robimy badanie rynku i weryfikujemy, czy jest to poszukiwany produkt. Po trzecie, budżet, musimy wiedzieć, czego potrzebujemy do ich produkcji i jak zamierzamy to sfinansować. Następnie tworzymy procesy pracy i jak je oceniać w przyszłości.