Analiza procesu to metodologia opisująca różne etapy składające się na proces.
Należy zauważyć, że analiza każdego z etapów procesu jest niezbędna, ponieważ niektóre z nich dodają wartości, a inne wytwarzają jedynie odpady. Analiza pozwala zidentyfikować te kroki, które są negatywne dla funkcjonowania firmy. Podczas przeprowadzania analizy procesu poszukuje się możliwości ograniczenia lub wyeliminowania etapów, które powodują powstawanie odpadów.
Z drugiej strony wiedza i zrozumienie, jak działają procesy, pomaga poprawić i zapewnić konkurencyjność firmy. To dlatego, że pozwala w sposób ogólny zbadać, jak działają procesy, a nawet można uzyskać dane liczbowe. Dane te dostarczają wskaźników dotyczących czasu potrzebnego na proces, ilości odpadów, liczby zaangażowanych osób i wymaganych kosztów.
Ostatecznie to, czego poszukuje się podczas przeprowadzania analizy procesu, to oddzielenie kroków składających się na procesy. Następnie przestudiuj każdy krok osobno, aby ostatecznie ustalić, czy działa prawidłowo, a jeśli nie, poszukaj sposobów na ich poprawę.
Ważne pojęcia w analizie procesów
Przede wszystkim najważniejsze pojęcia, które należy opanować, aby lepiej zrozumieć analizę procesu, to:
Czym jest proces?
Proces to zestaw kroków lub czynności związanych z celem osiągnięcia określonego rezultatu. Każdy proces obejmuje szereg danych wejściowych, które są przekształcane w celu uzyskania wyników. Dane wyjściowe odpowiadają końcowemu lub oczekiwanemu rezultatowi.
Czym jest analiza?
Otóż analiza jest metodą polegającą na identyfikacji elementów składających się na całość lub jednostkę. Następnie przystępujemy do rozdzielenia każdego ze składników. Każdy element musi zostać szczegółowo zbadany, aby poznać jego cechy, charakter i sposób działania.
Kroki do opracowania analizy procesu
Główne kroki do wykonania analizy procesu są następujące:
1. Identyfikacja procesów
Aby rozpocząć analizę procesu, musisz najpierw zidentyfikować procesy, które powodują problem. To po to, aby je ulepszyć. Procesy, które należy usprawnić, to te, które nie spełniają założonych celów.
2. Wyznacz zespół roboczy
Po zidentyfikowaniu procesów do usprawnienia kolejnym krokiem jest wyznaczenie grupy osób, które powinny je przejrzeć i przeanalizować. Najwłaściwsze będzie wybranie tych osób, które wiedzą o procesach lub są z nimi powiązane.
Zespół roboczy musi składać się z:
- Osoba, która przejmuje rolę lidera zespołu.
- Dyrektor firmy posiadający zdolność podejmowania decyzji.
- Grupa pracowników zaznajomionych z procesem.
- Pracownicy z innych działów, którzy chcą uważnie monitorować ulepszenia.
3. Utwórz diagram procesu
Następnie sporządzany jest diagram procesu. Ten diagram ułatwia graficzną wizualizację procesu, który ma zostać ulepszony. Diagram pozwala w prosty sposób zrozumieć proces i pociągnąć każdego członka zespołu do odpowiedzialności za zadania, które ma do wykonania. Na tym etapie wygodnie jest zdefiniować datę rozpoczęcia i zakończenia analizy procesu.
4. Poznaj obecną sytuację procesu
Ten krok pozwala wiedzieć, jak rozwija się proces. Następnie należy szukać optymalnego sposobu jego wdrożenia, aby uzyskać lepsze wyniki. Aby osiągnąć poprawę procesu, ważne jest poznanie opinii zaangażowanych pracowników. Niezbędne jest również dokonanie przeglądu danych liczbowych dotyczących efektywności procesu, jaki jest ostateczny cel procesu i jakie przeszkody mogą na niego wpływać.
5. Określ aspekty do poprawy
Po poznaniu aktualnej wydajności procesu ważne jest, aby określić, które aspekty wymagają poprawy. Aspekty do poprawy muszą być skorelowane z oczekiwanymi celami procesu.
6. Przeprojektuj ulepszony proces
Wreszcie, po wykonaniu wszystkich poprzednich kroków, nowy ulepszony proces zostaje przeprojektowany. To przeprojektowanie można wykonać przy użyciu wszystkich informacji, które zostały uzyskane podczas wyżej wymienionych kroków. Przeprojektowanie nowego procesu powinno koncentrować się na osiągnięciu celów. Jeśli oczekiwane cele zostaną osiągnięte, analiza zakończy się sukcesem, a firma będzie działać sprawniej.
Korzyści z przeprowadzenia analizy procesu
Niewątpliwie celem przeprowadzenia analizy procesów jest nie tylko zbieranie danych i informacji. Ważne jest, aby uzyskane dane i informacje można było wykorzystać do odpowiednich i niezbędnych usprawnień w procesach. W przeciwnym razie marnowałbyś tylko czas, wysiłek i zasoby.
Korzyści jakie można osiągnąć dzięki zastosowaniu tej metodologii to:
- Popraw jakość procesów.
- Zwiększ wydajność firmy.
- Obniż koszty realizowanych procesów.
- Uprość pracę i czynności.
- Spraw, aby praca była ogólnie bardziej wydajna i bezpieczna.
Rodzaje analizy procesów
Dwa najważniejsze rodzaje analizy procesów to:
- Analiza zadań procesowych: W analizie zadań procesowych główny nacisk kładzie się na czynności i zadania, które wykonują ludzie. Dlatego najważniejszą rzeczą w tej analizie są ludzie lub to, co robią.
- Analiza produktów procesowych: Analiza produktu skupia się na tym, co można zrobić z obiektem. Najważniejszy jest przedmiot lub co można z nim zrobić.
Oczywiście w analizie można znaleźć kolejność kroków całego procesu. Te kroki i ich odpowiednia kolejność można przedstawić graficznie za pomocą określonej symboliki.
Arkusz do analizy procesów
Generalnie w celu przeprowadzenia analizy procesu można użyć prostego arkusza, który musi zawierać następujące kolumny:
- Numer: Tutaj odnotowuje się liczbę odpowiadającą każdemu z etapów procesu, zgodnie z wymaganą kolejnością.
- Kroki: Kolumna kroków służy do rejestrowania i opisywania każdego z kroków, które należy wykonać w procesie.
- Pływ: Symbolika używana do wizualizacji przebiegu procesu jest umieszczona w kolumnie przepływu.
- Pogoda: W tej kolumnie używana jest odpowiednia jednostka pomiaru czasu do rejestrowania wykonania każdego kroku.
- Symbole graficzne: W tej sekcji właściwa kolejność każdego z etapów procesu jest reprezentowana przez symbole.
Arkusz analizy procesu będzie reprezentowany w następujący sposób:
Na koniec kończymy stwierdzeniem, że analiza procesów jest bardzo przydatną metodologią dla każdej firmy, ponieważ po przeprowadzeniu odpowiedniej analizy procesów bardzo łatwo jest zidentyfikować i ocenić wszystkie kroki, które podlegają usprawnieniu w procesach, które jakiś rodzaj problemu. Ponadto pomaga w podejmowaniu decyzji o wdrożeniu przeprojektowania procesów, które należy usprawnić, aby można było osiągnąć cele.