Nowoczesna administracja to proces stosowania najlepszych praktyk opartych na nowych praktykach i podejściach, które pozwalają lepiej dostosować się do zmian zachodzących w otoczeniu społeczno-gospodarczym organizacji, odchodząc od tradycyjnych praktyk administracyjnych.
Po pierwsze, współczesna administracja rozpoczęła się w latach 90. XIX wieku dzięki wkładowi Fredericka Taylora, który zaproponował uproszczenie zadań w celu poprawy poziomu produktywności.
TayloryzmByło to sprzeczne z tradycyjną ideą zmuszania ludzi do cięższej pracy, aby zmaksymalizować wydajność pracy.
Należy zauważyć, że we współczesnej administracji wszelkie działania związane z planowaniem, organizacją, kierowaniem i kontrolą muszą uwzględniać adekwatne połączenie relacji międzyludzkich i czasu, aby osiągnąć cele założone w organizacji.
Dzięki temu współczesne procesy administracyjne mogą być stosowane w szerszym i bardziej złożonym kontekście, dlatego znajduje zastosowanie w firmach, instytucjach religijnych, instytucjach edukacyjnych i organizacjach społecznych.
Nowoczesne narzędzia do zarządzania
Najważniejszymi narzędziami nowoczesnej administracji są:
1. Reengineering
Z drugiej strony reengineering polega na przeprowadzeniu przeglądu procesów w celu zwiększenia ich wydajności. Przeprowadzając analizę i przeprojektowanie procesów, dąży do znaczącej poprawy w zakresie kosztów, jakości produktów, szybkości dostaw i obsługi.
Innymi słowy, reengineering ma na celu uzyskanie coraz lepszych wyników przy użyciu mniejszych zasobów. Celem organizacji, które ją stosują, jest przeprowadzenie radykalnego przeglądu i przeprojektowania wszystkich procesów, dążąc do osiągnięcia znaczących ulepszeń w pomiarze wyników.
2. Całkowita jakość
Podobnie całościowe podejście do jakości ma na celu poprawę jakości i wydajności organizacji, aby osiągnąć maksymalną satysfakcję klienta.
Jednak całkowita jakość nie dotyczy tylko produkcji towarów i usług oferowanych klientowi. Zasady zarządzania jakością dotyczą wszystkich działań i osób wchodzących w skład organizacji.
W tym celu wszystkie funkcje i procesy związane z jakością są zintegrowane, więc wszystkie środki jakości stosowane przez firmy są kontrolowane. Miarami tymi są jakość zarządzania i wydajności, jakość kontroli i konserwacji, poprawa jakości i zapewnienie jakości.
3. Outsourcing
Ze swojej strony outsourcing to proces, w którym organizacja zatrudnia zewnętrzne firmy do wykonywania dowolnych swoich działań. Firma podwykonawcza wykonuje pewne czynności, które dodają wartości firmie, która ją zleca, ponieważ się w niej specjalizuje, a to oznacza, że jest ona wykonywana niższym kosztem i z taką samą lub lepszą jakością.
4. Upodmiotowienie
Zamiast tego upodmiotowienie polega na delegowaniu pewnego poziomu władzy i autorytetu na podwładnych. W tym procesie funkcje są delegowane na podwładnych, aby umożliwić im większy udział, tak aby byli szczególnie zaangażowani w podejmowanie decyzji w firmie. W ten sposób liderzy koncentrują swoje wysiłki na kluczowych zadaniach organizacji.
5. Analiza porównawcza
Benchmarking umożliwia dokonywanie porównań i pomiarów działań i procesów organizacji. To porównanie i pomiar mogą mieć charakter wewnętrzny, gdy są przeprowadzane w różnych działach i jednostkach tworzących organizację. Forma zewnętrzna realizowana jest przed inną firmą lub organizacją uważaną za lidera na rynku.
Chodzi o to, by porównywać się z najskuteczniejszymi konkurentami na rynku, aby usprawnić działania i procesy firmy, ucząc się od najlepszych.
6. 5´S
W przeciwieństwie do tego, ta praktyka ma na celu osiągnięcie integralnego utrzymania firmy, w tym sprzętu, maszyn, infrastruktury i środowiska pracy. Klasyfikacja, porządek, czystość, standaryzacja i utrzymanie dyscypliny opierają się na pięciu fundamentalnych zasadach.
Jest to prosta i skuteczna praktyka, która pozwala uzyskać poprawę jakości, skrócenie przestojów i redukcję kosztów.
7. W samą porę
Z pewnością just in time to metoda organizująca produkcję. Ta organizacja odbywa się poprzez planowanie i kontrolę produkcji w celu wytworzenia potrzebnych produktów w odpowiedniej ilości i w dokładnym czasie.
Ta metoda ma również pozytywny wpływ na wydajność zasobów ludzkich, system produkcji, projektowanie produktu, system konserwacji i jakość.
Krótko mówiąc, wymieniliśmy niektóre z najczęściej stosowanych praktyk i metod we współczesnej administracji, ale nie są one jedynymi, jest ich znacznie więcej, takich jak coaching, downsizing, e-commerce, Seven »S » McKinsey, m.in. kilka, które można wymienić.
Wreszcie możemy powiedzieć, że wszystkie te nowoczesne praktyki zarządzania mają wspólny cel, jakim jest poprawa efektywności organizacji. Poszukiwanie alternatywnego sposobu obniżenia kosztów produkcji i zwiększenia poziomu produkcji. Wszystkie te praktyki pozwalają na lepszą adaptację do zmian i trendów zachodzących w otoczeniu społeczno-gospodarczym.