Konta księgowe są instrumentem, za pomocą którego każdy ruch firmy jest rejestrowany na poziomie ekonomicznym.
Możemy zatem powiedzieć, że każdy ruch księgowy, który wpływa na firmę na poziomie ekonomicznym lub finansowym, może zostać uwzględniony w planie kont.
Główną funkcją kont księgowych jest oferowanie szczegółowych informacji o firmie na poziomie chronologicznym, z określeniem pochodzenia i przeznaczenia pozycji pieniężnych. Pozycje te mogą być jednocześnie częścią aktywów i pasywów lub kapitału własnego dzięki zasadzie podwójnego zapisu.
Rodzaje kont księgowych
Rodzaje kont księgowych są podzielone na dziewięć dużych grup. Według PGC (General Accounting Plan) w Hiszpanii możemy spotkać następujące grupy kont:
- Grupa 1: Finansowanie podstawowe. W tej grupie możemy odnotować ruchy, które bezpośrednio odnoszą się do zasobów kapitału, rezerw lub zadłużenia długoterminowego.
- Grupa 2: Aktywa trwałe. Konta grupowe obejmujące takie aspekty, jak maszyny, własność intelektualna, patenty, a nawet obligacje.
- Grupa 3: Zapasy. Staraj się kontrolować ruchy związane z towarem, surowcami lub półproduktami.
- Grupa 4: Wierzyciele i dłużnicy z tytułu działalności gospodarczej. Polega na rejestrowaniu wszelkich ruchów na poziomie dostawców, klientów, wierzycieli czy podatku od wartości dodanej (VAT).
- Grupa 5: Konta finansowe. Grupa ta składa się m.in. z długów krótkoterminowych lub skarbu państwa.
- Grupa 6: Zakupy i wydatki. Grupa ta związana jest z nabywaniem zapasów, ich zmiennością, czy też wydatkami na podatki, usługi obce itp.
- Grupa 7: Sprzedaż i dochód. Z drugiej strony obejmuje to zmiany dodatnich zapasów oraz dochodów bieżących i długoterminowych.
- Grupa 8: Wydatki przypisane do kapitału. Chociaż są to konta rzadko używane na co dzień, są niezbędne, gdy chcemy zarejestrować zmianę wartości netto firmy.
- Grupa 9: Dochód przypisany do kapitału. Podobnie jak w poprzedniej grupie, tyle że w tym przypadku dokonana zostanie dodatnia korekta księgowa.
Jak widać, grupy rachunków można podzielić na trzy sekcje, pierwsza składa się z rachunków mieszczących się w grupach 1 i 5, które są zwykłymi rachunkami aktywów, pasywów i kapitału własnego.
Po drugie, znaleźlibyśmy tak zwane rachunki zarządcze lub rachunki zysków i strat, które składają się z grup 6 i 7.
Wreszcie mamy rachunki grup 8 i 9, które są związane ze zestawieniem zmian w kapitale własnym. Należy zauważyć, że w innych krajach zmienia się organizacja, ale ich działanie jest bardzo podobne.
Praktyczny przykład kont księgowych
Konta księgowe służą do generowania zapisów, zapisy te są niezbędne do rejestrowania ruchów księgowych firmy, a tym samym do generowania sald księgowych, które dostarczają nam informacji o strukturze kapitału własnego firmy.
Przykładem zapisu księgowego jest ten, który jest zwykle używany w momencie sprzedaży produktu firmy:
W tym przypadku używane są rachunki klientów (nr 430), sprzedaż towarów (nr 700) i skarb państwa z należnym podatkiem VAT (nr 477). Jak widać, każde konto zaczyna się od numeru do grupy, do której należy, czyli konta te należą odpowiednio do grup 4, 7 i 4.
Rachunki dochodów